Nachstehend möchten wir Sie über die Punkte informieren, die sich im Zusammenhang mit der Doppik ab 01.01.2019 ändern, weitere Informationen werden zu ggb. Zeit folgen:
1. Ab 01.01.2019 gibt es keine Haushaltsstellen mehr!
Für die ordnungsgemäße Buchung müssen jetzt die Kostenstelle, also die Information, wo der Aufwand entsteht (z.B. in der allg. Gemeindearbeit oder in der Küche einer Kindertagesstätte), und das zutreffende Sachkonto, also die Art des Aufwandes (z.B. Lebensmittel) oder des Ertrages (z.B. Grundzuweisung für Personal), angegeben werden.
Ab dem 02.01.2019 werden wir jeder Kirchengemeinde und jeder Einrichtung eine Liste mit den Kostenstellen und mit den Sachkonten, die im Rahmen der Haushaltsplanung 2019/2020 für die Kirchengemeinde oder Einrichtung vorgesehen wurden, zuschicken. Mit dieser Mail werden Sie dann auch eine Ausfüllhilfe für die neue Buchungsanordnungerhalten.
2. Ab 01.01.2019 sind ausschließlich die neuen Buchungsanordnungen zu verwenden, die Sie hier in der Rubrik Informationenunter dem Punkt Buchungsanordnungenfinden.
Es handelt sich um eine pdf-Datei, die Sie am Bildschirm ausfüllen und dann ausdrucken können. Natürlich ist es auch möglich, die Datei auszudrucken und handschriftlich auszufüllen. Bitte beachten Sie: Es gibt ab 01.01.2019 keine Buchungsstempel mehr.
3. Ab 01.01.2019 werden die Zahlstellen ausschließlich über das Programm „KIDZahlstelleD“verwaltet.
Die notwendigen Vorbereitungen im Programm wurden vorgenommen, die Zugänge stehen allen Zahlstellenverwaltern und Zahlstellenverwalterinnen zur Verfügung.
4. Bitte informieren Sie ab dem 01.01.2019 das Kirchenkreisamt über Zahlungseingänge, die Sie erwarten, damit diese im Rechnungswesen eingebucht werden können.
Dazu gehört, dass Sie uns eine Kopie jeder Rechnung (z.B. für die Nutzung des Gemeindehauses oder die Anzeige im Gemeindebrief), die Sie erstellen, zukommen lassen. Bei der Anforderung von Zuschüssen schicken Sie uns bitte eine Information (z.B. den von Ihnen gestellten Antrag) über den entsprechenden Zuschussgeber und den möglichen Betrag.
Je mehr ungeklärte Einzahlungen gebucht werden, desto schwieriger und zeitaufwendiger wird die nachträgliche Zuordnung.
5. Wir möchten die Einführung der Doppik dazu nutzen, Kassenzeichen einzuführen. Kassenzeichen sind eindeutige Verwendungszwecke, die helfen, Zahlungen automatisch z.B. den entsprechenden Forderungen zuzuordnen. Wir haben ein System für die Bildung von Kassenzeichen erarbeitet, über das wir Sie im Januar 2019 ausführlicher informieren werden.
Wir freuen uns darauf, mit Ihnen gemeinsam diese Umstellung vorzunehmen. Da es sich dabei um einen Systemwechsel handelt, also um eine richtig große Sache, wird es am Anfang sicherlich holpern.
Bitte sprechen Sie uns bei Fragen gern an. Wir werden Sie gern unterstützen, werden dafür aber gerade in den ersten Wochen etwas mehr Zeit als sonst üblich benötigen. Dafür bitten wir Sie schon heute herzlich um Verständnis.
