Korrekte Angabe des Leistungsempfängers auf Rechnungen und private Verauslagung von Rechnungen

Auf eine dieser Anpassungen möchten wir Sie schon heute aufmerksam machen, da bereits jetzt damit begonnen werden kann, und es im allgemeinen Interesse sein dürfte, den Umstellungsaufwand zeitlich zu entzerren und damit einem Aufgabenstau im zweiten Halbjahr 2022 vorzubeugen:

Im Rahmen des zukünftig geltenden Umsatzsteuerrechts ist die eindeutige und korrekte Angabe von Leistungsempfänger und Leistungserbringer auf einer Rechnung oder einem vergleichbarem Zahlungsbeleg elementar wichtig. Hintergrund ist der § 15 UStG, nachdem ein Vorsteuerabzugsrecht* in der Regel nur geltend gemacht werden kann für Umsätze, für die eine korrekt ausgestellte Rechnung vorliegt. § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG wiederum legt fest, dass eine Rechnung u.a. „den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers“ enthalten muss.

(*Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug beinhaltet, dass die eigene Umsatzsteuerlast reduziert werden darf, um die Umsatzsteueranteile, die im Rahmen von Lieferungen und Leistungen Dritter bereits an diese gezahlt wurden.)

Dies betrifft sowohl die Rechnungen, die wir erhalten und für die möglicherweise zukünftig ein eigenes Interesse für einen Vorsteuerabzug besteht, als auch die Rechnungen, die wir zukünftig ausstellen werden, da ggfs. der jeweilige Rechnungsempfänger ein Vorsteuerabzugsrecht geltend machen möchte.

Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass zukünftig die kirchlichen Körperschaften, also die Kirchengemeinden und Kirchenkreise als Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts gelten, was bedeutet:

Auf Eingangsrechnungen müssen die jeweilige Kirchengemeinde, bzw. der jeweilige Kirchenkreis mit ihren Anschriften als Leistungsempfänger erkennbar genannt werden.

Bei Ausgangsrechnungen müssen die jeweilige Kirchengemeinde, bzw. der jeweilige Kirchenkreis mit ihren Anschriften als Leistungserbringer erkennbar sein.

Maßgeblich ist ausschließlich diese Anschrift, also nicht etwa eine abweichende Postanschrift einer Einrichtung, eines Büros oder eines/r einzelnen haupt- oder ehrenamtlichen Mitarbeitenden.

Insbesondere können künftig deshalb auch keine Vorsteuerabzüge auf Rechnungen geltend gemacht werden, die zuvor privat verauslagt wurden und deshalb nicht auf den richtigen Leistungsempfänger ausgestellt wurden.

In der Regel wird unterstellt, dass der Empfänger einer Rechnung zugleich auch der Leistungsempfänger, bzw. der Aussteller einer Rechnung zugleich auch Leistungserbringer ist. Da es in vielen Fällen sinnvoll bleibt, als Rechnungsanschrift auch weiterhin ein Gemeindebüro, den Standort einer Einrichtung oder das Kirchenkreisamt anzugeben, muss darauf geachtet, bzw. darauf hingewirkt werden, dass in diesen Fällen ggfs. neben der Rechnungsanschrift zusätzlich auch der korrekte Leistungsempfänger (s.o.) in der Rechnung genannt wird.

Analog hierzu dürfen Ausgangsrechnungen auch weiterhin auf dem Briefkopf eines Büros oder einer Einrichtung erstellt werden, solange in anderer Weise deutlich wird, für welchen Leistungserbringer (s.o.) die Rechnungsstellung erfolgt.

ACHTUNG: Es können neben der Rechnungsanschrift auch weitere Anschriften auf einer Rechnung genannt sein, wie z.B. eine Lieferanschrift oder (z.B. bei Telefon- oder Versorgungsanschlüssen) ein Anschluss-Standort. Diese können aber ebenfalls vom Leistungsempfänger abweichen und ersetzen die notwendige Angabe deshalb nicht.

Da vermutlich zahlreiche Geschäftsfälle von den zukünftigen Neuanforderungen betroffen sein werden, raten wir dazu, die Zeit bis 2023 zu nutzen und bereits ab sofort fortlaufend Ihre eingehenden Rechnungen zu kontrollieren und ggfs. bei Ihren Geschäftspartnern um eine entsprechende Anpassung der Rechnungserstellung zu bitten.

Auch sollten Sie zukünftig von der privaten Verauslagung von Rechnungen mit anschließender Erstattung Abstand nehmen, wenn Sie einen Vorsteuerabzug nicht ausschließen wollen.

Für ausgehende Rechnungen brauchen Sie derzeit noch keine Umstellung zu veranlassen, da wir im Laufe des Jahres 2022 ohnehin beabsichtigen, Rechnungsmustertexte für alle Kirchengemeinden und die Kirchenkreise zu entwickeln. Da bei diesen aber neben den o.g. Erfordernissen noch weitere Formalitäten zu berücksichtigen sind, wie z.B. die Angabe einer (derzeit noch nicht bekannten) Umsatzsteuernummer, würde eine Anpassung zum jetzigen Zeitpunkt nur einen unvollständigen Zwischenschritt darstellen. Falls Sie entsprechende Anfragen seitens Ihrer Rechnungsempfänger zu dieser Thematik erhalten, können Sie aber gerne darauf hinweisen, dass die notwendigen Umstellungen bereits geplant sind und noch vor 2023 erfolgen werden.

Sollte für Ihre Kirchengemeinde bereits absehbar sein, dass Sie ab 2023 unter die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG fallen wird, werden Sie zukünftig wahrscheinlich weder Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen ausweisen müssen, noch vorsteuerabzugsberechtigt sein.

Wir bitten Sie in diesem Fall aber trotzdem, die zuvor beschriebenen Anpassungen aus den folgenden Gründen zu veranlassen: Erstens verbleibt für jede Körperschaft wegen sich ändernder Umsatzgrößen stets das Risiko, zukünftig aus der Kleinunternehmerregelung herauszufallen, was bedeuten würde, dass der notwendige Umstellungsaufwand dann kurzfristig nachgeholt werden müsste. Zweitens erleichtert es die Beratung und zentrale Dienstleistungen für die Kirchengemeinden und Einrichtungen, wenn überall in gleicher Weise verfahren wird. (Für die Kirchenkreise und Ihre Einrichtungen, insbesondere die zugehörigen Kindertagesstätten, ist derzeit nicht damit zu rechnen, dass die Kleinunternehmerregelung anwendbar sein wird, weshalb sie in jedem Fall aktiv werden sollten.)

Sofern Sie für die notwendige Kontaktaufnahme mit Ihren Vertrags- und Geschäftspartnern unsere Unterstützung benötigen, stehen Ihnen die jeweiligen Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen unseres Hauses gerne beratend zur Verfügung. Wenden Sie sich dabei an die jeweilige Fachabteilung, die auch bei Abschluss eines entsprechenden Vertrages zuständig wäre. Bei Vertragsabschlüssen und Bestellungen, die das Kirchenkreisamt (in Ihrem Auftrag) veranlasst, werden wir natürlich auch selbst auf die zukünftige Einhaltung der o.g. Regeln achten.
Bei allgemeinen Fragen zur Thematik wenden Sie sich bitte an Herrn Schröder, dessen Kontaktdaten im Briefkopf genannt sind.