In diesem Zusammenhang haben sich einige Rückfragen zur Verauslagung von (kleineren) Beträgen durch haupt- oder ehrenamtliche Mitarbeitende ergeben, die wir hiermit beantworten möchten:
1. Die Rundmitteilung 05/2021 bezog sich ausschließlich auf die Verauslagung von Rechnungen im engeren Sinne, also solche Vorgänge, bei denen auch tatsächlich ein Rechnungsdokument ausgestellt wird.
Für Kleinbeträge bis 250 € sieht § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung (UStDV) zum Glück eine vereinfachte Form des Zahlungsnachweises vor, die keine Benennung des Leistungsempfängers voraussetzt, sondern lediglich solche Angaben, die üblicherweise aus einem Kassenbon oder einer einfachen Zahlungsquittung hervorgehen.
Für entsprechende Einkäufe und Aufträge besteht also keine Veranlassung, etwas am bisherigen Verfahren zu ändern, da die Kassenbelege zum Nachweis des Vorsteuerabzugs ausreichend sein werden.
Maßgeblich ist hierbei die Gesamtsumme eines Beleges und nicht etwa der Wert einzelner Gegenstände oder Leistungen. Sollte die Gesamtsumme eines einzelnen Einkaufs also 250 € überschreiten, so greifen wieder die in der Rundmitteilung 05/2021 beschriebenen Vorgaben und Sie sollten die Ausstellung einer entsprechenden Rechnung verlangen.
ACHTUNG: Falls Ihnen trotz Unterschreitung der Wertgrenze von 250 € eine vollständige Rechnung ausgestellt wird, muss diese Rechnung dann auch die Vorgaben gemäß Rundmitteilung 05/2021 erfüllen, um beim Vorsteuerabzug berücksichtigt werden zu können. Die vereinfachten Regeln nach § 33 UStDV greifen dann nicht.
2. Wenn eine Rechnung ordnungsgemäß auf den korrekten Leistungsempfänger ausgestellt ist, spielt es umsatzsteuerrechtlich keine Rolle, wer die unmittelbare Zahlung an den Leistungserbringer tätigt. Haupt- oder ehrenamtliche Mitarbeitende werden hier aus juristischer Sicht dann lediglich als sogenannte Erfüllungsgehilfen für Ihre jeweilige Körperschaft tätig.
(Dies gilt natürlich genauso bei den o.g. vereinfachten Belegen nach § 33 UStDV.)
Es spräche also rechtlich gesehen nichts dagegen, Beträge gegen die Ausstellung einer Rechnung zu verauslagen und sich die Zahlung erstatten zu lassen, sofern die dazugehörige Rechnung von Anfang an auf Namen und Anschrift Ihrer Kirchengemeinde, bzw. des Kirchenkreises ausgestellt wurde.
In der Praxis sehen wir hier allerdings ein hohes Fehlerrisiko, da es der Verantwortung der / des einzelnen Mitarbeitenden überlassen wäre, bei der Bestellung bzw. beim Einkauf die korrekten Angaben zu machen. Ob dies angesichts der oft hohen Anzahl und Fluktuation der handelnden Personen auf Dauer gewährleistet werden kann, ist fraglich.
Wir raten daher auch weiterhin, von der privaten Verauslagung von Rechnungskäufen zukünftig eher abzusehen.
