Einführung von Kostenträgern

Die Einführung dient zunächst der Einübung der neuen Kennziffern und hat bis zum Ende dieses Jahres noch keine tatsächlichen Auswirkungen hinsichtlich steuerrechtlicher Auswertungen oder Datenübermittlungen. Ob und ab wann die Kostenträgernummern bereits vor dem 01.01.2023 in den erfassten Buchhaltungsdaten für Sie sichtbar sein werden, können wir zz. noch nicht mitteilen, da wir die technischen Voraussetzungen hierfür selbst erst im Rahmen der Einübungsphase testen können.

Die Einübungsphase greift vorerst nicht für die Verwaltung von Zahlstellen. Hier werden wir in Abhängigkeit von einer Software-Umstellung erst zu einem späteren Zeitpunkt mit der Erfassung von Kostenträgernummern beginnen können.

Zusätzlich zu den bereits bekannten Buchungskennziffern „Kostenstelle“ und „Sachkonto“ wird ab sofort bei der Einreichung von Belegen auch ein „Kostenträger“ abgefragt.

Während die ersten beiden Kennziffern vor allem der haushaltstechnischen Sortierung der Vorgänge nach Ursprung und Art des Buchungsvorgangs dienen, soll die neu eingeführte Kennziffer „Kostenträger“ vor allem dafür sorgen, Umsätze nach ihren steuerrechtlichen Auswirkungen zu differenzieren. Der „Kostenträger“ ist damit das maßgebliche Werkzeug Umsatzinformationen von den Kirchengemeinden so an die Finanzbuchhaltung zu übermitteln, dass diese in die Lage versetzt wird, für Sie rechtskonforme Umsatzsteuervoranmeldungen oder Umsatzsteuererklärungen vorzubereiten.

Die Angabe einer Kostenträger-Nummer wird spätestens ab 2023 bei allen Einnahme- und Ertragsbuchungen zwingend erforderlich werden. Für Ausgabe- und Aufwandsbuchungen ist sie zunächst verzichtbar und auch gar nicht immer möglich, sollte aber trotzdem dort eingeübt werden, wo auf die entsprechenden Zahlungen zukünftig evtl. ein Vorsteuerabzugsrecht geltend gemacht werden soll. (Näheres hierzu unter Punkt 6 der Hinweise weiter unten.)

Ab Mitte Juni 2022 werden elektronisch auf unserer Informationswebsite zur doppischen Buchhaltung (https://finanzen.kkbubl.de) nur noch Belege und Erfassungsmasken angeboten, die die Angabe einer Kostenträgernummer ermöglichen. Dort wo noch Papierbelege im Umlauf sind, werden wir diese ebenfalls zeitnah anpassen und möchten sie bitten die älteren Versionen spätestens im Dezember 2022 zu vernichten.

Auf unserer o.g. Website stellen wir unter dem Menüpunkt „Informationen“ bereits eine Übersicht der Kostenträgerstruktur zur Verfügung, die Sie dort in der gleichen Form abrufen können, wie Sie es bislang schon von Kostenstellen und Sachkonten gewohnt sind.

Im Anmeldebereich (Zugang mit Passwort) wird bei der Erstellung und Bearbeitung einer Buchungsanordnung die Datenauswahl für Sie, wie gewohnt, so vorgefiltert, dass Ihnen nur die für Sie tatsächlich eingerichteten Kostenträger vorgeschlagen werden.

Um die Einführung zu beschleunigen, stellen wir zu Beginn zunächst eine stark vereinheitlichte Auswahl an Kostenträgern für alle Gemeinden und Einrichtungen zur Verfügung, die wir im Lauf der nächsten Monate im Zusammenwirken mit Ihnen an den tatsächlichen, individuellen Bedarf für 2023 anpassen müssen.

Wir möchten Sie ab sofort um folgendes bitten:

• Verschaffen Sie sich auf unserer o.a. Informationswebsite schnellstmöglich einen Überblick über die für Ihre Gemeinde, bzw. Einrichtung angelegten Kostenträgernummern unter dem Menüpunkt „Informationen“ > „Kostenträger“.
• Versuchen Sie ab sofort bei der Anordnung von Erträgen und Einzahlungen per Beleg stets eine passende Kostenträgernummer aus dieser Auswahl mit anzugeben.
• Melden Sie Herrn Schröder im KKA (Kontaktdaten s.o.) zeitnah zurück, welche der für Sie aktuell angelegten KTR-Nummern sie voraussichtlich nicht benötigen, bzw. wo Sie weitere KTR-Nummern brauchen, weil Sie Erträge haben, die zu keiner der bisher angelegten Ziffern passt.
• Stellen Sie Rückfragen, wenn Ihnen die Bezeichnung eines Kostenträgers unverständlich vorkommt, bzw. Ihnen die Unterscheidung von ähnlichen Kostenträgerbezeichnungen Schwierigkeiten bereitet und Ihnen unsere Hinweise (s.u.) nicht weiterhelfen.

Uns ist bewusst, dass die zusätzliche Erfassung von Kostenträgernummer Anfangs einiges an Zeit binden wird, da Sie immer wieder nachschauen müssen, bevor sich regelmäßig vorkommende Fälle einprägen. Wir raten dennoch dazu, die Möglichkeit zur Einübung schon jetzt zu nutzen und nicht aus Gründen der kurzfristigen Zeitersparnis aufzuschieben.

Da die Erfassung der Kostenträger spätestens ab dem 01.01.2023 unvermeidlich zur Pflicht wird, ist auch die Einarbeitung in die neuen Kennzahlen letztlich unumgänglich.

Nutzen Sie also die Chance, sich frühzeitig vorzubereiten, solange Anwendungsfehler noch keine negativen Konsequenzen haben.

Besonderheiten und Hinweise zur Anwendung der Kostenträgernummern:

1. Es gibt keine Unterscheidung der Kostenträgersystematik in Bezug auf einen möglichen Kleinunternehmerstatus. Umsätze, die potenziell umsatzsteuerpflichtig sind, werden für alle Kirchengemeinden und Einrichtungen in gleicher Weise erfasst. Die Unterscheidung, ob hierauf später tatsächlich auch Steuern entrichtet werden, oder diese wegen der Kleinunternehmerregelung entfallen, ergibt sich erst aus einem späteren (internen) Arbeitsschritt in der Finanzbuchhaltung und muss bei der Kontierung Ihrerseits nicht berücksichtigt werden.
2. Die Kostenträgersystematik wurde bereits nach den Körperschaftsstrukturen gegliedert, die zum 01.01.2023 gültig sein werden. Umgliederungen, Zusammenschlüsse und Fusionen bis zu diesem Zeitpunkt sind, soweit sie uns bekannt sind, bereits berücksichtigt. Es kann daher im Einzelfall vorkommen, dass für die Erstellung der Kostenträgernummern bereits eine andere Gemeindekennziffer zugrunde gelegt wurde als die derzeit noch für Sie gültige.
3. Gerade für den Bereich der kleineren Kostenerstattung ist sehr oft eine Wahl zwischen sehr ähnlich klingenden Kostenträgern zu treffen. Sie unterscheiden sich dadurch, ob sie in einem hoheitlichen, in einem steuerbefreitem oder aber in einem steuerpflichtigen (und deshalb zugleich vorsteuerabzugsberechtigten) Bereich anfallen. Hierbei geht es um die Frage, wie die erstattete Leistung (Telefon, Kopie, Material etc.) eingesetzt worden wäre, hätte man sie nicht entnommen und erstattet. Hier kann grob folgende Faustregel angewandt werden:
   1. Aufgaben im Pfarrhaus, Gemeindehaus, Gemeindebüros, Superintendenturen und Verwaltungsbüros sind mit Ausnahme von Verkäufen, Vermietungen und Verleihungen in der Regel dem (zumindest überwiegend) hoheitlichen Bereich zuzuordnen
   2. Aufgaben in Einrichtungen der Erziehung, Kinder- und Jugendpflege, der Diakonie und der Lebensberatung inklusive aller auftragsbezogenen Verkaufs- und Verleihtätigkeiten, sowie alle Fälle von Vermietung und Verpachtung sind regelmäßig dem steuerbefreiten Bereich zuzuordnen
   3. Alle sonstigen Verkaufs- und Verleihtätigkeiten, sowie Tätigkeiten aller anderen Stellen und bei Veranstaltungen (insbesondere solcher, die regelmäßig Einnahmen generieren), sollten Sie im Zweifelsfall dem steuerpflichtigen Bereich zuordnen.

Ausnahmen von dieser groben Gliederung können im Einzelfall vorkommen. Falls Sie Zweifel haben, fragen Sie nach.

1. Im Zusammenhang mit Vermietung und Raumüberlassungen ist oft zu unterscheiden zwischen Kostenträgern „mit“ und „ohne“ Zusatzleistungen. Hiermit sind ausschließlich solche Zusatzleistungen gemeint, die weder als klassische Nebenleistungen nach der Betriebskostenverordnung gelten (z.B. Gas, Strom, Wasser, Reinigung) noch als eigenständige Leistung separat abgerechnet werden. Eine Mitbenutzung der ohnehin vorhandenen Möblierung oder der eingebauten Licht- und Tontechnik gelten ebenfalls nicht als Zusatzleistungen, solange sie für den/ die Nutzer(in) nicht von überwiegendem Interesse sind.
2. Sofern bei Kostenträgern zwischen Leistungen „im Rahmen der Jugendpflege“ und „außerhalb der Jugendpflege“ zu unterscheiden ist, so ist immer auf gezielte Maßnahmen abzustellen. Die erbrachte Leistung muss konzeptioneller Bestandteil der Jugendpflege sein. Es ist nicht schon ausreichend, wenn es sich bei den Leistungsempfängern nur „zufällig“ um eine Personengruppe handelt, die der Jugendpflege zugeordnet werden könnte.
3. Auszahlungen und Aufwendungen können im Einzelfall ebenfalls mit Kostenträgern gebucht werden. Das funktioniert allerdings nur, wenn sie für die Erzielung von Erträgen erforderlich sind und die Art dieser Erträge eindeutig zugeordnet werden kann.
   In einem solchen Fall richtet sich die anzuwendende KTR-Nummer nach der zuzuordnendenErtragsart.
   Beispiele: Wird Bastelmaterial eingekauft, das ausschließlich für eine Mutter-Kind-Gruppe verwendet wird, so kann der Ausgabe die KTR-Nummer für die Teilnehmerbeiträge der Mutter-Kind-Gruppe zugeordnet werden.
   Wird das Bastelmaterial zur Herstellung von Artikeln für den Weihnachtsbasar benötigt, kann stattdessen die KTR-Nummer für den Verkauf von selbst hergestellten Waren verwendet werden.
   Weiß man zum Zeitpunkt des Einkaufs noch nicht, für welche Zwecke das Bastelmaterial schließlich verwendet wird, so kann auch keine KTR-Nummer angegeben werden.

Wir rechnen gerade in der Anfangsphase der Einführung allerdings mit zahlreichen Rückfragen. Haben Sie deshalb bitte Verständnis, falls die Beantwortung aufgrund der Menge im Einzelfall etwas länger dauern sollte.