Die Nichtbeachtung von Abrechnungsfristen führte in der Vergangenheit immer wieder zu Verzögerungen im Bearbeitungslauf. Diese mündeten im harmlosesten Fall nur in einem unklaren Sachstand über die aktuellen Finanzierungslage bei bestimmten Maßnahmen. Gegebenenfalls wurden auch formalrechtliche Beanstandungen durch die innerkirchlichen Aufsichtsbehörden und das Rechnungsprüfungsamt ausgesprochen.
Durch die ab Januar 2023 regelmäßig greifende Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Fristen im Rahmen des Umsatzsteuerrechts können verspätete Abrechnungen dann auch ordnungs- oder sogar strafrechtliche Folgen haben, vor allem, wenn die fristgerechte Meldung und Abführung von Steuern vorsätzlich oder grob fahrlässig versäumt wurde.
Betreffen wird dies vor allem die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuerklärungen und somit diejenigen Kirchengemeinden und Kirchenkreise, die voll umsatzsteuerpflichtig werden. Aber auch zukünftige Kleinunternehmer sind nicht völlig ausgenommen, da es spezielle Einzelfälle gibt, in denen auch sie Umsatzsteuern abführen müssen. Zu nennen wären hier z.B. Fälle des innergemeinschaftlichen Erwerbs oder im Rahmen eines sogenannten „Reverse-Charge-Verfahrens“, in denen die Steuerpflicht auf den Erwerber von Waren und Dienstleistungen übergeht.
Die Meldung von Umsätzen an die Finanzbehörden wird durch die Finanzbuchhaltung des Kirchenkreisamtes (KKA) erfolgen. Die einzuhaltende Meldefrist hierfür kann sich von Körperschaft zu Körperschaft unterscheiden, da sie abhängig von der anfallenden Steuerlast individuell durch die zuständigen Finanzämter festgelegt wird.
Da die kirchlichen Verwaltungsstellen eine gemeinsame Finanzbuchhaltung für alle angeschlossenen Rechtsträger vorhalten, müssen sich die dortigen Rechnungsabschlüsse nach der kürzesten denkbaren Frist richten, um allen Anforderungen genügen zu können.
Die kürzeste gesetzlich vorgesehene Frist für Umsatzsteuervoranmeldungen beträgt 10 Tage nach Ende des jeweiligen Monats, in dem der Umsatz getätigt wurde. Im Rahmen einer sogenannten Dauerfristverlängerung, welche pauschal für alle Gemeinden und Kirchenkreise beantragt werden soll, verlängert sich diese Frist um einen Monat.
Im ungünstigsten Fall muss somit die Meldung eines steuerpflichtigen Umsatzes dann spätestens am 10. Tag des übernächsten Monats beim Finanzamt erfolgen. Dies setzt voraus, dass der Umsatz bis dahin vollständig und fehlerfrei in der Finanzbuchhaltung erfasst wurde.
Eventuell notwendige Korrekturen eigehender Buchungsbelege und die dann erforderlichen Rücksprachen mit Ihnen, machen es jedoch erforderlich, eine ausreichende zeitliche Reserve einzuplanen. Auch Verzögerungen, die sich durch ungeplante Ausfälle bei den Mitarbeitenden (sowohl in den Gemeinden als auch im KKA) ergeben könnten, sind zu berücksichtigen.
Das führt dazu, dass wir ab 2023 regelmäßig spätestens den 10. des Folgemonats als Abrechnungsstichtag für alle entstehenden Umsätze vorsehen, um neben der ohnehin notwendigen Bearbeitungszeit auch eine ausreichende zeitliche Reserve für die vorgenannten Fälle bereitzuhalten.
Wir sind uns der Tatsache bewusst, dass die Einhaltung dieser Frist aus steuerrechtlicher Sicht nicht für alle Vorgänge gleichermaßen notwendig ist, da sich das Erfordernis einer Abrechnung mit den Finanzämtern und die jeweils geltende Fristvorgabe je nach Einzelfall deutlich unterscheiden kann. Wir sehen jedoch zz. keine praktikable Lösung, alle vorkommenden Umsätze im Vorfeld auf ihre jeweilige individuelle Abrechnungsfrist zu prüfen, insbesondere da wir von vielen Erträgen erst durch den Abrechnungsvorgang selbst Kenntnis erlangen.
Um eine rechtlich korrekte Umsatzmeldung sicher zu stellen, müssen wir uns grundsätzlich pauschal an der denkbar kürzesten Fristvorgabe orientieren.
Bitte nutzen sie die verbleibende Zeit bis zum Jahreswechsel, um die Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe in Ihren Gemeinden und Einrichtungen so zu regeln, dass alle anfallenden Erträge spätestens am 10. Tag des darauffolgenden Monats mit dem Kirchenkreisamt abgerechnet werden können. Insbesondere sollten zu diesem Zweck verbindliche Absprachen für Vertretungssituationen getroffen werden. So ist in Zusammenarbeit mit der Kassenstelle im KKA z.B. die Dienstanweisung für die Führung der Zahlstellen anzupassen, um auch hier eine Vertretungsregelung zu ermöglichen. Hierzu bitten wir Sie, nach erfolgter Absprache, um entsprechende Information an das KKA, damit die die jeweilige Dienstanweisung überarbeitet werden kann.
Sollte es trotz entsprechender Vorbereitungs- und Vorsichtsmaßnahmen im Einzelfall zu einer verfristeten Umsatzmeldung kommen, sind Sie diesbezüglich dann vor dem Vorwurf der Fahrlässigkeit geschützt.
Für Maßnahmen und Veranstaltungen, die über den Monatswechsel hinausgehen, gilt folgende Fristvorgabe:
Werden einzelne Einnahmen bereits vor dem Monatswechsel getätigt, so muss eine Teilabrechnung für diese Erträge bis zum 10. Tag nach Monatswechsel erfolgen.
Werden Einnahmen nach dem Monatswechsel erzielt, so ist zu prüfen, ob diese einer Leistung zuzuordnen sind, die bereits im Vormonat erbracht und abgeschlossen wurde (z.B. anlässlich eines mehrtägigen Gemeindefestes werden am Monatsersten die Verkaufserlöse vom Vortag eingezahlt). In diesem Fall gilt ebenfalls der 10. des Monats als Abrechnungsfrist.
Entfällt die Einnahme auf eine Leistung, die erst nach dem Monatswechsel erfolgt, oder auf eine fortwährende, noch nicht abgeschlossene Leistung (z.B. ein Sponsor zahlt am 2.März den Betrag für die Anbringung eines Werbebanners vom 20. Februar bis 5. März), dann gilt erst der 10. des Folgemonats als Stichtag.
Damit wir Sie bei der Überwachung und Einhaltung von Umsatzanmeldefristen aktiv unterstützen können, wäre es zudem hilfreich, wenn Sie uns frühzeitig in die Planung von besonderen (Groß-)Veranstaltungen und Maßnahmen einbeziehen, bei denen Einnahmen zu erwarten sind und uns insbesondere die entsprechenden Termine mitteilen. Dies versetzt uns zum einen in die Lage, Sie rechtzeitig an die Abrechnung zu erinnern, zum zweiten können so bereits in der Planungsphase Fragen geklärt werden, die die abschließende Bearbeitungszeit (inkl. evtl. Rückfragen) für alle beteiligten reduzieren.