Honorarkräfte sind zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet

Alle von Ihnen beschäftigten Honorarkräfte sind verpflichtet, über die von ihnen erbrachten Leistungen Rechnungen auszustellen, aus denen insbesondere auch hervorgeht, ob und in welchem Umfang die in Rechnung gestellten Beträge Umsatzsteuern enthalten, bzw. aus welchem Grund ggfs. keine Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wird.

Der abgeschlossene Honorarvertrag ersetzt nicht die Rechnungsstellung. Er bildet lediglich die vertragliche Grundlage dafür, dass eine Honorarkraft für sie tätig wird und im Umfang der erbrachten Leistung Anspruch auf die Bezahlung hat. Welchen Umfang die tatsächlich erbrachte Leistung hat und wie hoch die tatsächlich erhobene Forderung ist, muss unabhängig davon durch eine Rechnung nachgewiesen werden. Die Musterhonorarvereinbarungen der Landeskirche (z.B. für Kirchenmusiker / -innen) weisen sogar explizit auf die Pflicht zur Rechnungsstellung hin.

Formalrechtlich besteht eine Zahlungsverbindlichkeit frühestens mit dem Zugang der Zahlungsaufforderung in Form einer Rechnung (sofern dort nicht ein späteres Zahlungsziel vereinbart wird). Im Rahmen der Vorgaben ordnungsgemäßer Buchführung und des allgemeinen Haushaltsrechtes dürften ohne das Vorliegen einer Rechnung also gar keine Zahlungen geleistet werden.

Trotzdem geschieht es immer wieder, dass Honorare ohne vorliegende Rechnung allein aufgrund der bestehenden (manchmal sogar nur mündlichen) Vereinbarung ausgezahlt werden sollen, zum Teil sogar in bar und ohne entsprechende Unterlagen.

Bitte stellen Sie sicher, dass vor der ersten Auszahlung eines Honorars eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die dann zur Zahlung angewiesen werden kann. Handelt es sich um Honorarleistungen, die wiederkehrend in gleicher Höhe fällig werden, können auch mehrere (zukünftige) Fälligkeiten gemeinsam in Rechnung gestellt werden, so dass keine weiteren Einzelrechnungen erforderlich sind. In jedem Fall sollte aber mindestens eine Rechnung vorliegen.

Warum ist die Einhaltung dieser Vorgaben so wichtig?

Erst mit Erhalt der Rechnung verfügt Ihre Gemeinde oder Einrichtung über einen Zahlungsnachweis, der alle maßgeblichen steuer- und abgabenrechtlichen Angaben enthält, die Sie gegenüber den Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern entlasten. Bis dahin bleiben ggfs. erfolgte Zahlungen rechtlich unsicher und könnten im ungünstigsten Fall sogar als bezahlte „Schwarzarbeit“ ausgelegt werden, da der nachweisbare Zusammenhang zwischen erfolgter Zahlung und der abgeschlossenen Honorarvereinbarung fehlt.

Im Hinblick auf das künftig anzuwendende Umsatzsteuerrecht ist es auch von unmittelbarem finanziellem Interesse, mit Hilfe der erhaltenen Rechnung feststellen zu können, ob und in welchem Umfang das gezahlte Honorar Umsatzsteuern enthält, oder ob die Honorarkraft bestimmte Freistellungen geltend macht. Sind im Honorar Umsatzsteuern enthalten, so können diese nämlich ggfs. in Form eines Vorsteuerabzugs zu Ihren Gunsten gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden.

Sind keine Umsatzsteuern enthalten, aber besondere Befreiungsgründe angegeben, kann dies im Falle von Künstlerhonoraren wiederum entscheidend sein für die Frage, ob Sie eine bestimmte Veranstaltung umsatzsteuerbefreit oder „nur“ umsatzsteuerermäßigt anbieten dürfen. Die Angaben auf den erhaltenen Honorarrechnung können Ihnen also ggfs. bares Geld sparen.

Selbst wenn Sie später (z.B. wegen eines Kleinunternehmerstatus) keine Umsatzsteuern entrichten müssen und deshalb keinen unmittelbaren finanziellen Vorteil aus der Honorarabrechnung generieren können, bleiben die Informationen wichtig für die Buchhaltung. Diese muss nämlich die „theoretische“ Steuerlast trotzdem für die jährliche Umsatzerklärung ermitteln. Die steuerrechtlichen Angaben der Honorarrechnungen werden somit in jedem Fall benötigt, damit der Vorgang steuerrechtskonform verbucht werden kann.

Wir bitten daher alle laufenden Honorartätigkeiten bezüglich der Ausstellung von Rechnungen zu überprüfen und beim Abschluss zukünftiger Vereinbarungen ausdrücklich auf die Rechnungserstellung hinzuweisen.