Hinweise zum Umgang mit der Kontierung von Kostenträgern (KTR)

Seit Beginn dieses Jahres ist die Anwendung der entsprechenden Kostenträger für alle Einnahme- und Ertragsbuchungen verbindlich vorgegeben. Ausnahmen bestehen aus EDV-technischen Gründen nur noch für die Erfassung im Zahlstellenprogramm KID-Zahlstelle. Die Erfassung von Ausgabe- und Aufwandsbuchungen mit Kostenträger-Nummern ist optional und wird nur dort empfohlen, wo zukünftig Vorteile durch Vorsteuerabzüge zu erwarten sind. (Näheres hierzu finden Sie auch in den Rundmitteilungen 6/2022 und 19/2022.)

Aufgrund erster Auswertungen der bisher mit Kostenträgern erfassten Buchungen konnten wir folgende Feststellungen machen, auf die wir hinweisen möchten.

Die Erfassung von Ertragsbuchungen ist gelegentlich noch mit Unsicherheiten bei der korrekten Zuordnung verbunden. So kommt es vor, dass identische Sachverhalte unter verschiedenen Kostenträgern gebucht werden (vor allem wenn die Kontierung durch wechselnde Personen oder in großen zeitlichen Abständen erfolgt). Ebenso geschieht es aber, dass stets derselbe Kostenträger verwendet wird, wo eigentlich genauere Unterscheidungen zu treffen wären. Hierzu deshalb folgende Hinweise:

• Machen Sie sich bitte mit der gesamten Liste der für Sie angelegten Kostenträger vertraut, so dass Sie alle Fälle erkennen, die zwar ähnlich gelagert sind, aber trotzdem unterschieden werden müssen.
  (Viele der Fehler basieren vermutlich darauf, dass vor allem ein Standardfall präsent ist, oder der erste passende Eintrag aus der Liste angewendet wird. Dabei wird dann übersehen, dass noch ein passenderer Eintrag oder ein Ausnahmefall existiert.)
• Oft entscheiden Einzelheiten über die korrekte Zuordnung der Erträge. Die Rundmitteilung 6/2022 enthält unter den Ziffern 3 bis 5 der „abschließenden Hinweise“ Kriterien zur Unterscheidung ein paar besonders schwieriger Fälle.
  Wir empfehlen, diese Hinweise als Hilfestellung bei der Auskontierung zu nutzen. Auch anderes Informations- und Schulungsmaterial, das wir Ihnen in den vergangenen Jahren zum Thema Umsatzsteuer bereitgestellt haben, kann als Nachschlagewerk bei der Unterscheidung von Einzelfällen helfen.
• Machen Sie sich bewusst, dass die für Sie angelegte KTR-Liste nicht abschließend ist. Sie wurde vielmehr zunächst auf die (gemeindeübergreifend) gängigsten Geschäftsvorfälle reduziert. Möchten Sie also einen Ertrag buchen, der nicht oder „nur beinahe“ zur Auswahl Ihrer bestehenden KTR-Liste passt, kann dies auch daran liegen, dass der benötigte Kostenträger mangels Bedarfs bisher noch nicht im Buchhaltungssystem hinterlegt wurde. Im Zweifel fragen Sie daher bitte bei Ihrer Haushalts-Sachbearbeitung oder Herrn Schröder nach, ob evtl. ein zusätzlicher KTR eingepflegt werden muss.
• Sprechen Sie sich intern ab, wann welche Kostenträger verwendet werden und tauschen Sie sich gerade bei Abgrenzungsfällen auch über die Gründe für eine bestimmte Zuordnung aus, damit Ausnahmen leichter erkannt werden.
• Wenn Sie trotz der vorgenannten Hinweise noch verunsichert bei der Anwendung einzelner Kostenträger sind, fragen Sie bitte bei Ihrer Haushalts-Sachbearbeitung im Kirchenkreisamt oder direkt bei Herrn Schröder nach. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Die Erfassung von Aufwandsbuchungen ist zwar optional, kann ggfs. aber nützlich sein, um zukünftig durch Vorsteuerabzug Steuern zu sparen. Leider ist die Fehlerrate bei der Anwendung von Kostenträgern bei Aufwandsbuchungen zz. deutlich höher als bei den Ertragsbuchungen. Daher hierzu folgende Hinweise:

• Verwenden Sie Kostenträger bei Aufwands- und Ausgabebuchungen nur da, wo es sinnvoll ist. Wo KTR-Nummern ohnehin nicht erforderlich sind, können dann auch keine Falschangaben mehr geschehen. Auf die Angabe einer KTR-Nummer bei Aufwendungen können Sie ohne Nachteile verzichten, wenn
  • die Aufwendung keine Umsatzsteuer enthält (z.B. bei Personalaufwand, Erstattung privater Kosten, Käufen und Dienstleistungen von Privatpersonen oder Kleinunternehmern),
  • wenn Sie der Aufwendung keine konkrete Ertragsart zuordnen können, weil sie entweder nicht zur Erzielung von Erträgen dient oder in unbestimmtem Umfang für verschiedene Erträge benötigt wird (z.B. Sachaufwand der allgemeinen Büro- und Gemeindearbeit, Auffüllung allgemeiner Vorräte, nutzungsunabhängige Raum- und Gebäudekosten bei gemischt genutzten Räumen.),
  • wenn die Aufwendung der Erzielung von Erträgen dient, die mit Sicherheit nicht umsatzsteuerpflichtig (und somit nicht vorsteuerabzugsberechtigt) sind, insbesondere Spenden und Kollekten (z.B. Aufwendungen für Jugend- und Konfirmandenfreizeiten, einen Spendenbrief oder den Gottesdienst).
• Bei den verbleibenden Aufwandsbuchungen, die Sie mit Kostenträgern kontieren möchten, dürfen Sie nie von der Art des Aufwandes direkt auf eine Kostenträgernummer schließen. Sie müssen vielmehr in einem gedanklichen Zwischenschritt zunächst klären, welcher Ertrag durch den Aufwand ermöglicht wird. Dieser Ertrag bestimmt die maßgebliche Kostenträgernummer.
  Beispiel: Sie möchten eine Baumarktrechnung über „Holz, Nägel und Farbe“ verbuchen. Dient das Material zur Reparatur einer Bratwurstbude für den Weihnachtsmarkt, wäre ein Kostenträger für den „Verkauf von Lebensmitteln“ zu wählen. Handelt es sich um einen Stand für den Büchertisch wäre „Verkauf von Büchern“ maßgeblich. Soll damit ein alleinstehender, vermieteter Carport repariert werden, lautet der korrekte Kostenträger „Vermietung von Carports und Garagen“, usw..
  Wissen Sie nicht, wofür das Material benötigt wurde, oder wird dadurch kein Ertrag ermöglicht (z.B. Reparatur des Gartenzauns am Gemeindehaus), können Sie auch keinen Kostenträger kontieren.
  Wird damit z.B. eine Holzbude repariert, die sowohl als Verkaufsstelle eingesetzt wird, als auch für andere Aktionen der Gemeindearbeit (ohne Erträge), haben Sie keine eindeutige Zuordnung und können ebenfalls keine KTR-Nummer auswählen (s.o.)
• Wenn Sie einer Aufwandsbuchung einen Kostenträger zuordnen, müssen Sie sicher sein, dass es auch tatsächlich Erträge unter dieser KTR-Nummer gibt oder zeitnah geben wird. Am vorherigen Beispiel bedeutet dies exemplarisch, dass die Kostenträger „Verkauf von Lebensmitteln“ oder „Verkauf von Büchern“ nur genutzt werden dürfen, wenn es auch tatsächlich zu Erträgen aus einem entsprechenden Verkauf kommt. Es reicht nicht aus, dass Tisch, bzw. Holzbude nur theoretisch für Verkäufe genutzt werden können. Auch die „Vermietung von Carports und Garagen“ kommt als Kostenträger für einen Aufwand nur in Betracht, wenn unter dieser Kostenträgernummer auch tatsächlich separate Erträge generiert werden. Geschieht dies nicht, weil der Carport z.B. (als Nebenleistung) zu einer Mietwohnung gehört und daher nur Erträge aus der „Vermietung von Wohnraum“ entstehen, dürfte auch nur letzteres als KTR-Nummer für den Aufwand ausgewählt werden. (In dem Fall könnten Sie aber auch gleich gänzlich auf den Kostenträger verzichten, da solche Erträge nicht umsatzsteuerpflichtig wären.)
• Eventuell führt eine fehlende KTR-Kontierung bei Aufwandsbuchungen (ab 2025) zu finanziellen Nachteilen, weil Ihnen mögliche Steuerersparnisse entgehen können. Rechtlich schwerwiegender wäre es jedoch, wenn durch falsche Anwendung der Kostenträger-Nummern Vorsteuerabzüge geltend gemacht würden, auf die rechtlich kein Anspruch besteht.
• Auch für die Aufwandsbuchungen gilt deshalb umso mehr, dass Sie im Zweifelsfall Ihre Haushalts-Sachbearbeitung oder Herrn Schröder im Kirchenkreisamt ansprechen sollten.

Für Rückfragen zu dieser Rundmitteilung oder der Auskontierung mit Kostenträger-Nummern im Allgemeinen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.