Hinweise zur Anwendung der Abrechnungsvordrucke für Reiseveranstaltungen, Kulturangebote und Gemeindeevents (Ergänzung zur Rundmitteilung 14/2023)

Mit der Rundmitteilung 14/2023 hatten wir sie über die Überarbeitung bzw. Einführung von drei Formularen informiert, die (unter Aspekten des zukünftig anzuwendenden Umsatzsteuerrechts) der Finanzplanung und Abrechnung von Freizeiten und Reiseleistungen, von Gemeindefesten und -veranstaltungen im Allgemeinen, bzw. speziell von kulturellen Angeboten, wie z.B. Konzerten, dienen sollen. Hierzu haben uns im Verlauf der letzten Monate mehrere Rückfragen und Vorschläge erreicht, denen wir mit folgenden Informationen gerecht werden wollen.

  1. Zunächst einmal möchten wir ein Missverständnis ausräumen, zu dem es gelegentlich gekommen ist: Die bereitgestellten Abrechnungsvordrucke ersetzen, beeinflussen oder verändern keine der sonstigen Regelungen zu bestehenden Zuschuss-, Antrags- oder Genehmigungsverfahren, sondern dienen nur einer anderen, ausführlicheren Darstellung der (ggfs. ohnehin benötigten) Planungs- bzw. Abrechnungsdaten. Sofern also im Rahmen eines Verfahrens bisher bestimmte Bedingungen zu erfüllen oder Unterlagen einzureichen waren (z.B. Antragstellungen, Begründungen, Beschlussfassung oder Beteiligung bestimmter Gremien, Einholung von Vergleichsangeboten, Erbringung von Eigenbeiträgen usw.), gelten diese Vorschriften weiterhin fort. Wo zuvor bereits angewendete Formulare eine Finanzplanung oder Abrechnung beinhalteten, können die neuen Vordrucke jetzt allerdings diesen Teil ersetzen. Die Angaben müssen also nicht doppelt erfasst werden.
    Beispiel: Die bisherigen Antragsvordrucke an den Kirchenkreisjugenddienst über die Bezuschussung von Freizeiten behalten weiterhin ihre Gültigkeit. Anstelle der Finanzierungsplanung, die bisher auf der Rückseite der Antragsformulare enthalten war, können /sollten jetzt aber die neuen Formulare verwendet werden.
  2. Auch Fristen, die sich aus anderen Zusammenhängen ergeben, werden durch die Einführung der neuen Formulare eigentlich nicht beeinflusst. Allerdings ergeben sich durch das zukünftig greifende Umsatzsteuerrecht eigene, neue Anforderungen zur Einhaltung von Abrechnungsfristen gegenüber den Finanzämtern, die unabhängig von den bereits bestehenden Verfahren einzuhalten sind.
    So kann es z.B. sein, dass zur Wahrung eines Zuschussanspruchs eine Abrechnung nach 8 Wochen zwar genügen würde, die Abrechnung aber trotzdem schon nach zwei Wochen benötigt wird, um daraus für eine vorgeschriebene Umsatzsteuervoranmeldung erforderliche Informationen zu entnehmen.
    Da die steuerrelevanten Fristen im Einzelfall deutlich kürzer sein können als die bislang maßgeblichen Antrags- oder Abrechnungsfristen, sind sie als zukünftige Handlungsvorgabe in die neuen Formulare eingeflossen.
  3. Wenn die neuen Vordrucke in Verbindung mit anderen Antrags- oder Zuschussformularen verwendet werden, kann auf die doppelte Angabe von bereits erfassten Informationen (z.B. Gemeinde, Ansprechpartner /-in, Maßnahmenbezeichnung o.ä.) verzichtet werden. Solange die Materialien fest zusammengefügt und erkennbar zuzuordnen sind, ist es ausreichend, wenn jede Information an einer Stelle erfasst wird. (Wichtig! Dies gilt nicht für verschiedene Unterlagen, die im Verlaufe des Verfahrens voneinander getrennt werden.) Die neuen Formulare enthalten die entsprechenden Datenfelder grundsätzlich trotzdem, damit sie möglichst vielseitig und unabhängig von anderen Unterlagen einsetzbar sind.
    Wenn z.B. weder ein Antrags- noch ein Zuschuss- oder Genehmigungsverfahren durchlaufen wird, sondern die Angaben ausschließlich aus steuerrechtlichen und/oder buchhalterischen Gründen benötigt werden, sind die neuen Vordrucke in dieser Form auch alleinstehend verwendbar.
  4. Aufgrund diverser Rückäußerungen haben wir alle drei Formulare nochmals geringfügig überarbeitet und mit zusätzlichen Erläuterungen oder Erfassungsmöglichkeiten versehen. Die bisherigen Versionen können, soweit bereits im Umlauf, aber auch weiterhin verwendet werden. Außerdem werden wir auf vielfachen Wunsch die Belege in Kürze zusätzlich zum bisherigen PDF-Format auch als ausfüllbare, selbstaddierende Excel-Datei in unserem Downloadbereich (https://www.kirchenkreisamt-burgdorfer-land.de/downloads.html) zur Verfügung stellen.
    Da Excel-Dateien versionsabhängigen Einschränkungen unterliegen, können wir leider nicht garantieren, dass die von uns bereitgestellte Datei mit der von Ihnen jeweils genutzten Software kompatibel ist. In Problemfällen greifen Sie bitte erst einmal auf die PDF-Version zurück und informieren Sie parallel Herrn Schröder (Kontaktdaten im Briefkopf), so dass wir uns um eine Lösung bemühen können.
  5. Sowohl der Downloadbereich unseres Internetauftrittes, als auch unsere Rundmitteilung 14/2023 enthalten weitere Tipps zum Umgang mit den Vordrucken, die Ihnen bei Bedarf helfen können.

Sollten Sie dennoch Fragen haben, die nicht zu Ihrer Zufriedenheit beantwortet wurden, können Sie sich natürlich auch weiterhin mit Ihren Anliegen an Herrn Schröder wenden.