Dies gilt unabhängig von der Höhe der Beträge oder der Frage, ob eine Verpflichtung zur Zahlung besteht, diese freiwillig erfolgt, bzw. in ihrer Höhe frei festgelegt werden kann. Ausschlaggebend ist nur, ob ein inhaltlicher Zusammenhang zwischen den vereinnahmten Geldern und einer Leistung besteht, die gegenüber den Einzahlenden erbracht wurde.
Dies ist klassischerweise bei jeder Art von Umlagen für Verpflegung, Material oder anderen Kosten der Fall, insbesondere aber dann, wenn Texte in Werbe-, Informations-, oder Anmeldungsunterlagen veröffentlicht werden, die einen solchen Zusammenhang zwingend herstellen, so z.B.:
oder ähnliche Formulierungen im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vorhaben.
(Unter welchen Umständen ausnahmsweise eine Vereinnahmung von Spenden in Betracht kommt, erläutern wir am Ende dieser Rundmitteilung.)
Leider geschieht es immer wieder, dass uns Einzahlungen erreichen, die im Sachkonto und/ oder Kostenträger als Spende auskontiert werden, oder auch mit dem Buchungstext „Spenden aus …“ bzw. „Spenden für…“ versehen sind, obwohl sie inhaltlich den oben beschriebenen Ertragsfällen zuzuordnen sind.
In manchen Fällen lässt sich eine fehlerhafte Deklaration erkennen, so dass wir eine Korrektur veranlassen können. Wir müssen allerdings davon ausgehen, dass entsprechende Angaben in anderen Fällen in der angegebenen Form, und somit falsch, verbucht werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie mit einer Falschdeklaration nicht nur gegen das zukünftig greifende Umsatzsteuerrecht, sondern auch gegen bereits jetzt geltendes Haushaltsrecht verstoßen, sowie ggfs. auch gegen bestehendes Gemeinnützigkeitsrecht, falls die Einzahlungen nämlich gegenüber Dritten als Spenden geltend gemacht werden.
Sollte Ihnen unklar sein, wie Sie die entsprechenden Einnahmen korrekt kontieren oder bezeichnen müssen, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Haushaltssachbearbeitung, bei Fragen zur Kostenträgerkontierung gerne auch an Herrn Schröder.
Eine Vereinnahmung und / oder Kontierung von Geldern als Spende ist nur dann zulässig, wenn sie freiwillig, also ohne Rechtsgrund, und ohne Erbringung einer unmittelbaren Gegenleistung erfolgt.
„Echte“ Spenden für Material-, Verpflegungs-, oder sonstige Kosten einer Veranstaltung oder Maßnahme können daher nur entstehen, wenn sie völlig unabhängig von der tatsächlichen Inanspruchnahme der jeweiligen Veranstaltung oder Maßnahme gesammelt werden. Diese wäre z.B. bei einem allgemeinen Spendenaufruf per Brief der Fall. Auch gottesdienstliche Kollekten fallen hierunter, da der Gottesdienst wirtschaftlich nicht als Gegenleistung betrachtet wird.
Sofern Sie im Rahmen einer Maßnahme oder Veranstaltung trotzdem Spenden sammeln wollen, ist dies möglich, wenn jeglicher Anschein einer bezahlten Gegenleistung konkret ausgeschlossen wird. Hierzu wäre zum Beispiel folgender Hinweis geeignet:
„Der Besuch / die Teilnahme, etc. an unserem Frühstück / Event / Konzert usw. ist kostenlos. Wenn Sie unsere Gemeinde / Einrichtung dennoch unterstützen wollen, können Sie dies tun, indem…“
Dieser Hinweis ist so zu platzieren, dass er unter normalen Umständen zur Kenntnis genommen werden kann, bevor es zu einer Zahlung kommt. Außerdem darf der formulierte Zweck des Unterstützungsaufrufs nicht das Event / die Maßnahme selbst sein, sondern muss thematisch allgemeiner gefasst werden, bzw. einem gänzlich anderen Zweck dienen.
Unschädlich sind zudem „zufällige“ Spendenerträge, die entstehen, ohne dass irgendeine Bitte oder Aufforderung zur Zahlung stattgefunden hätte (z.B., weil am Veranstaltungsort dauerhaft angebrachte Spendenboxen existieren, oder einzelne Teilnehmende von sich aus eine finanzielle Unterstützung leisten wollen und es sich dabei nicht um eine freiwillige Überzahlung handelt.).
