Einführung der Software-Plattform Infoma AppSpace in den Kirchengemeinden der Kirchenkreise

Aus der Rundmitteilung 12/2024 an die Kirchengemeinden in den Ev.-luth. Kirchenkreisen Burgdorf und Burgwedel-Langenhagen:

Diese webbasierte Plattform stellt die vielfältigen Anforderungen des Buchungsgeschäftes in einzelnen kleinen Programmen, sogenannten Apps, bereit:

• Anordnungswesen
• Faktura
• Webkasse

Wir werden die Apps Schritt für Schritt einführen und Sie durch Schulungen bestmöglich auf die Umstellung vorbereiten.

Das digitale Anordnungswesen umfasst mehrere Schritte, die schon in der papiergebundenen Verarbeitung durchgeführt werden und in der App Anordnungswesen nun vollständig digitalisiert werden. Die folgenden Prozessschritte werden in der App abgebildet:

• Posteingangsverarbeitung und -Verteilung
• Durchführung der Anordnungsschritte sachlich und rechnerisch richtig zeichnen
• Anordnung
• Buchen

Was bedeutet das für Sie konkret?
Die Bearbeitung der Belege in der App Anordnungswesen löst zukünftig die bisherigen Buchungsanordnungen (in Papierform) ab. Außerdem müssen Rechnungen und Belege nicht mehr postalisch an das Kirchenkreisamt geschickt werden, da sie nach dem Hochladen in AppSpace vor Ort, rein digital bis zur Buchung bearbeitet werden. Besondere Ausnahmen hiervon, wie die Bearbeitung von Rechnungen im Bereich Bau, erhalten Sie im Zuge der Schulungen.

Die App Anordnungswesen ist seit dem 21.05.2024 produktiv im Kirchenkreisamt im Einsatz. Die Kindertagesstätten und Krippen des Kirchenkreises haben wir Mitte Juni 2024 in das System eingebunden, so dass wir nun, in einem nächsten Schritt, die Kirchengemeinden in den Fokus nehmen.

Dafür benötigen wir Ihre Unterstützung zu den Lizenzen und notwendigen Zugängen:

Die Landeskirche übernimmt die laufenden Kosten für max. drei Lizenzen pro kirchliche Körperschaft.

Alle weiteren Lizenzkosten i.H.v. aktuell

1. AppSpace Benutzer-Lizenz Anordnungswesen (Dauernutzer/in) mtl. 10,00 € zzt. MwSt.
2. Tagesticket (aktuell noch nicht buchbar) 1,50 € zzt. MwSt.

sind durch die Körperschaften selbst zu finanzieren.

Wir empfehlen Ihnen, für Ihre Kirchengemeinde jeweils

1. zwei Personen zu benennen, die die sachliche Richtigkeit eines Geschäftsvorfalls bestätigen und
2. zwei Personen, die die Geschäftsvorfälle anordnen dürfen.

Damit wäre auch im Vertretungsfall die Bearbeitung sichergestellt. Berücksichtigen Sie bei Ihren Überlegungen bitte auch, dass systemseitig keine Begrenzungen/Einschränkungen hinsichtlich entsprechender Wertgrenzen und Kostenstellen mehr möglich ist und binden Sie Ihre Mitarbeitenden in den Sekretariaten ein.

Für Ihre Rückmeldung erhalten Sie das beigefügte Formular, dass wir Ihnen als ausfüllbare PDF zur Verfügung stellen. Senden Sie dieses bitte schnellstmöglich, spätestens bis zum 15.08.2024, an uns zurück.

Die Pastorinnen und Pastoren werden im Rahmen der Kirchenkreiskonferenzen im August 2024 von uns geschult. Schulungen für weitere Mitarbeitende und Bevollmächtigte finden in unserem Hause statt. Termine hierzu werden zeitnah bekanntgegeben.

Berichtsversand:
Des Weiteren teilen wir Ihnen mit, dass mit dem Versand Juli 2024 der Versand der Ergebnisrechnungen nur noch an die zentrale E-Mail-Adresse Ihrer Kirchengemeinde erfolgen wird. Zu diesem Schritt haben wir uns entschieden, da die Aufbereitung der Daten (bei aktuell rund 200 Empfänger/innen) jeden Monat ein hoher Zeitfaktor ist, da die Steuerung einzeln angestoßen werden muss und programmbedingt sehr lange dauert. Daher bitten wir Sie um Ihr Verständnis.

Der Zugriff auf die Webberichte bleibt weiterhin bestehen.

Bedingt durch die Neubildung der Kirchenvorstände empfehlen wir Ihnen, die erteilten Berechtigungen zu überprüfen und uns ggf. erforderliche Anpassungen an folgendes Funktionspostfach zu senden: it.burgdorferland@evlka.de – verwenden Sie hierfür ebenfalls gern das in der Anlage beigefügte PDF-Formular.

Für Fragen stehen wir Ihnen zur Verfügung. Nutzen Sie dafür in erster Linie bitte unser dafür eingerichtetes Funktions-Postfach appspace.burgdorferland@evlka.de.