Bearbeitung von Belegen für den Liegenschaftsbereich in AppSpace

Mit der aktuellen Rundmitteilung erhalten Sie Informationen zur Belegbearbeitung aus dem Bereich Liegenschaften.

Für die Bewirtschaftung der Grundstücke und Gebäude entstehen verschiedene Kosten, u.a. die Abrechnung der Energieversorgungsunternehmen, die Abgabenbescheide der politischen Gemeinde, der Landwirtschaftskammerbeitrag des Finanzamtes oder die Rechnung über den Feuerstättenbescheid.

Die Prüfung dieser Belege erfolgt in der Fachabteilung bei uns im Kirchenkreisamt. Abweichend von der grundsätzlichen Regelung – die Belege in AppSpace hochzuladen-, gelten für die Belege für den Bereich Liegenschaften folgende Regelungen:

  1. Abrechnungen von Versorgungsunternehmen (z.B. Strom, Gas, Wasser)
    Auf Grund der abgeschlossenen Sammelverträge erhalten wir die Abrechnungen unmittelbar von vielen Versorgungsunternehmen. Vereinzelt werden Rechnungen (z.B. Wasserrechnungen) direkt zu Ihnen geschickt. In diesem Fall leiten Sie uns die kompletten Rechnungen mit allen Anlagen bitte per E-Mail an liegenschaften.burgdorferland@evlka.de zur Prüfung und Bearbeitung weiter. Wir benötigen diese Rechnungen zur Überprüfung der Stände und für die Betriebskostenabrechnung mit den Bewohnern/Nutzern des jeweiligen Objektes. Das Hochladen in AppSpace wird von uns vorgenommen.
  2. Abgabenbescheide von Städten und Gemeinden
    Diese Bescheide benötigen wir ebenso direkt (per E-Mail an liegenschaften.burgdorferland@evlka.de). Hierbei handelt es sich teilweise um Dauerbescheide, welche für mehrere Jahre gelten. Wir sorgen dafür, dass die geforderten Beträge rechtzeitig zu den jeweiligen Fälligkeiten in AppSpace eingestellt werden. Diese Bescheide werden u.a. ebenfalls für die Betriebskostenabrechnungen benötigt. Das Hochladen in AppSpace wird von uns vorgenommen.
  3. Wartungsrechnungen, Schornsteinfegerrechnungen, Heizöl, Dachrinnenreinigung etc.
    Hier wird das Original nicht benötigt. Die Rechnungen werden direkt von Ihnen in AppSpace hochgeladen. Die Ablage erfolgt bei Ihnen vor Ort. Bitte die Rechnungen nicht parallel an uns senden, da es sonst zu Doppelzahlungen kommen kann. Bitte geben Sie in AppSpace die Notiz ein (PR Liegenschaften). Dann erhalten wir diesen Beleg zur Prüfung und können die Kosten ggf. gleich bei der Betriebskostenabrechnungen erfassen.
  4. Landwirtschaftskammerbeitrag vom Finanzamt
    Bitte nicht in AppSpace hochladen und uns nur per E-Mail liegenschaften.burgdorferland@evlka.de zusenden. Hierfür wurden sogenannte Wiederkehrende Buchblätter eingerichtet, wo es automatisch in einem eingegebenen Rhythmus zur Buchung, Ein- oder Auszahlung, kommt.
  5. Rechnung von AHA für Mülltonnen und Biomüll
    Diese Rechnungen bitte ebenfalls nicht hochladen, sondern uns per E-Mail liegenschaften.burgdorferland@evlka.de oder per Post zusenden. Hier wurden ebenfalls Wiederkehrende Buchblätter erstellt.
  6. Rechnungen von ARH für Miete Altpapierbehälter
    Bitte laden Sie die Rechnungen direkt in AppSpace hoch. Die Ablage erfolgt bei Ihnen vor Ort. Bitte die Rechnungen nicht parallel an uns senden, da es sonst zu Doppelzahlungen kommen kann. Bitte geben Sie in AppSpace die Notiz ein (PR Liegenschaften). Dann erhalten wir diesen Beleg zur Prüfung und können die Kosten ggf. gleich bei der Betriebskostenabrechnungen erfassen.
  7. Rechnungen Dränverband / Realverband / Beregnungsverband / Forstverbände
    Diese Rechnungen können von Ihnen direkt in AppSpace hochgeladen werden. Bitte wieder von uns prüfen lassen (zur Überprüfung der Dotationen und der Auflistung der Flächen).
  8. Gebühren für Ista, Techem und Kalorimeta usw.
    Bitte laden Sie die Rechnungen direkt in AppSpace hoch. Die Ablage erfolgt bei Ihnen vor Ort. Bitte die Rechnungen nicht parallel an uns senden, da es sonst zu Doppelzahlungen kommen kann. Bitte geben Sie in AppSpace die Notiz ein (PR Liegenschaften). Dann erhalten wir diesen Beleg zur Prüfung und können die Kosten ggf. gleich bei der Betriebskostenabrechnungen erfassen.
  9. Landwirtschaftliche Berufsgenossenschaft – Unfallversicherungsbeiträge
    Bitte nicht in AppSpace hochladen und uns nur per E-Mail liegenschaften.burgdorferland@evlka.de zusenden, da diese Bescheide jahresübergreifend sind.

Bitte achten Sie darauf, dass die Firmen die Rechnungen getrennt nach Gebäuden bzw. Gebäudeteilen stellen. Bei Mischgebäuden ist es wichtig, dass die Maßnahmen eindeutig den Gebäudeteilen / Mietern zuzuordnen sind. Z.B. bei Feuerlöscherwartungen, wo sich die einzelnen Feuerlöscher befinden. Dies ist für die Nebenkostenabrechnungen mit den Mieter:innen wichtig, da die Kosten nachvollziehbar sein müssen.

Ferner bitten wir Sie, die Rechnungsaussteller darauf hinzuweisen, dass die Kirchengemeinde oder die Kindertagesstätte als Rechnungsempfänger eingetragen ist.

  • Rechnungen, die die Kirchengemeinde betreffen: Kirchengemeinde und Anschrift der Kirchengemeinde.
  • Rechnungen, die den Kindergarten betreffen: Name der Trägerkörperschaft (Ev.-luth. Kirchenkreis…); Name der Einrichtung (Ev.-luth. Kindertagesstätte…); Anschrift der Einrichtung.
  • Siehe Rundmitteilung Nr. 01/2025

Sie erreichen unsere Mitarbeitenden unter der zentralen E-Mailadresse: liegenschaften.burgdorferland@evlka.de