Doppik-Info Nr. 02/2020: Aktuelle Informationen aus dem Kirchenkreisamt

Freistellungsbescheinigung für Bauleistungen

Seit 2001 ist bei Zahlungen für Bauleistungen über 5.000€ im Kalenderjahr an einen Unternehmer grundsätzlich ein Steuerabzug von 15 % vorzunehmen und an das Finanzamt abzuführen. Der Steuerabzug ist nicht vorzunehmen, wenn der Auftragnehmer (Firma) vor der Zahlung eine sogenannte Freistellungsbescheinigung vorlegt. Die Überprüfung, ob und inwieweit der beauftragte Handwerker unter den Steuerabzug bei Bauleistungen fällt, erfolgt im Kirchenkreisamt. Da leider nicht jeder Bauleistungsrechnung eine Freistellungsbescheinigung beigefügt ist, bitten wir Sie um folgendes:

Damit die Kirchengemeinde Ihrer Pflicht zum Steuerabzug nachkommen kann, sind zwingend alle Handwerkerrechnungen zahlungstechnisch über das Kirchenkreisamt abzuwickeln.

Das bedeutet, dass Handwerker nach Fertigstellung ihres Auftrages vor Ort nicht in bar zu bezahlen sind – auch nicht über Dritte (Erstattung).

Aktueller Stand zu den Personalkosten

Aktuell sind die Personalkosten für das Kalenderjahr 2019 vollständig in newsystem eingebucht. Es fehlen jedoch noch einige wenige im Rahmen des Jahresabschlusses vorzunehmende Umbuchungen.

Für 2020 prüfen wir zur Zeit die Buchungsdateien ab Januar 2020. Leider sind die Buchungsdateien, die aus dem Gehaltsabrechnungsprogramm erstellt werden, noch nicht zu unserer Zufriedenheit. Wir sind aber mit dem Dienstleister im Gespräch.

Erstellung von Buchungsanordnungen über die Doppik-Webseite

Bei der Erstellung von Buchungsanordnungen über das Formular-System auf der Doppik-Webseite, können Sie ab sofort bei der Bearbeitung von gespeicherten Vorlagen auswählen, ob Sie die Buchungsanordnung nur speichern, oder mit der Speicherung auch direkt die Buchungsanordnung als PDF anzeigen lassen möchten. Außerdem haben Sie jetzt über die allgemeine Suchfunktion auf der Doppik-Webseite die Möglichkeit, nach Ihren gespeicherten Buchungsanordnungen zu suchen.

Neuregelungen im Umsatzsteuerrecht

Wir führen aktuell für unsere Kirchengemeinden und Einrichtungen die Einnahmerevision durch. Im Anschluss werden wir Sie über die Ergebnisse für Ihre Kirchengemeinde/Einrichtung informieren und die sich ggf. daraus ergebenen Folgen besprechen sowie notwendige Veränderungen abstimmen. Aus dem Landeskirchenamt haben wir folgende Information erhalten:

„Neuregelungen im Umsatzsteuerrecht: voraussichtliche Verlängerung der Übergangsregelung bis zum 31.12.2022.

Das Bundeskabinett hat das Ge­setz zur Um­set­zung steu­er­li­cher Hilfs­maß­nah­men zur Be­wäl­ti­gung der Co­ro­na-Kri­se (Co­ro­na-Steu­er­hil­fe­ge­setz) beschlossen. Dieses Gesetz enthält u.a. folgende Regelungen:

„Zur Bewältigung der COVID-19-Pandemie werden u.a. folgende steuergesetzliche Maßnahmen ergriffen:

• Die bisherige Übergangsregelung zu § 2b UStG in § 27 Absatz 22 UStG wird auf Grund vordringlicherer Arbeiten der juristischen Personen des öffentlichen Rechts, insbesondere der Kommunen, zur Bewältigung der COVID-19-Pandemie bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Die Beibehaltung des bisherigen Endes der Übergangsfrist würde hier nachhaltige Folgen für die interkommunale Zusammenarbeit, die Daseinsvorsorge sowie die Leistungsfähigkeit insbesondere der Kommunen, aber auch anderer juristischer Personen des öffentlichen Rechts haben. […]“

Wir werden Sie hierzu auf dem Laufenden halten.

Handhabung von Kleinstbeträgen

Wenn Kirchengemeinden und ihre Einrichtungen Geld von Schuldnern erhalten, kann es sein, dass der gezahlte Betrag nicht exakt dem geforderten Betrag entspricht. Die Ursachen hierfür können beispielsweise sein, dass der Schuldner entweder zu viel oder zu wenig zahlt, eine Mahngebühr nicht gezahlt wurde oder Gutschrifts- und Rechnungsbetrag nicht übereinstimmen.

Die weiterführende Verfolgung dieser offenen Positionen ist unwirtschaftlich. Demnach werden Beträge von weniger als 5€ nicht angefordert bzw. nachverfolgt. Diese offenen Posten dürfen über das entsprechende Ertrags- oder Aufwandskonto ausgebucht werden. Diese ausgebuchten Beträge werden den Kostenstellen zugeordnet wo sie verursacht wurden.

Allgemeine Informationen für Zahlstellenverwalterinnen und -verwalter

1. Die Belege sollten, sofern sie selbst nicht groß genug sind bzw. über eine eigene Lochung verfügen, auf gelochte Blätter geklebt (z.B. Tesa-Film) oder getackert werden. Bitte achten Sie dabei darauf, dass durch die Lochung keine Informationen vernichtet werden. Das Kleben mit „Pritt-Stiften“ birgt die Gefahr, dass die Schrift aufgrund der Reaktion des Papieres auf die Inhaltsstoffe unleserlich wird.
2. Nach dem Abschließen einer Zahlstellenabrechnung bitte diese sofort „für die Verwaltungsstelle freigeben“. Wenn die Zahlstelle korrekt ist und nicht mehr bearbeitet werden muss, können die Daten dann ohne Verzögerung sofort in das Buchhaltungssystem eingelesen werden.
3. Pflichtkollekten und Wahlpflichtkollekten (PK bzw. WPK), die in die Zahlstelle eingenommen werden, bitten wir unter „888200 Unklare Einzahlungen“ zum Beschreibungstext: PK (oder WPK) Invest.-Nr. 71XXXX (= Invest.-Nr. aus dem Kollektenplan des Landeskirchenamtes für das aktuelle Kirchenjahr) „Zweck“ (z.B. VELKD, Weltmission…) vom TT.MM.JJ“ zu erfassen.
4. Weiterleitungsspenden und/oder Weiterleitungskollekten, die in die Zahlstelle eingenommen werden, bitten wir unter „888200 Unklare Einzahlungen“ zum Beschreibungstext: „Koll. v. TT.MM.JJ für Lebenshilfe Burgdorf“ oder „Spende v. TT.MM.JJ für Kinderhospiz Löwenherz“ zu erfassen. Bitte vermerken Sie auf dem Einnahmebeleg/der Quittung, an welche Bankverbindung das Kirchenkreisamt die Weiterleitungskollekte/-spende weiterleiten/überweisen soll. So können wir eine korrekte Weiterleitung an den Empfänger sicherstellen. Sollte uns der Empfänger noch nicht bekannt sein, benötigen wir bitte zusätzlich per E-Mail den vollständigen juristisch korrekten Namen der Einrichtung, die Anschrift sowie die Bankverbindung.
5. Reisekosten dürfen grundsätzlich nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden. Hierzu eine kurze Erläuterung des Rechnungsprüfungsamtes:
   1. Fahrten im Rahmen einer Gruppe (Beispiel: Erzieher/in mit Kindern zum Zoobesuch) können über die Zahlstelle abgerechnet werden.
   2. Dienstfahrten (alle Mitarbeitende, Pastorinnen und Pastoren, Diakoninnen und Diakone) z.B. zum Kirchenkreisamt, innerhalb der Gemeinde, zu einer Fortbildung oder ähnliches: Die Erstattung erfolgt mit einer Fahrtkostenabrechnung an das Kirchenkreisamt, also nicht über die Zahlstelle.
6. Die Erstattung von Gebühren für Führungszeugnisse dürfen nicht aus der Zahlstelle erfolgen. Diese müssen per Buchungsanordnung an das Kirchenkreisamt gesandt werden.
7. Der Einsatz von privaten Rabattkarten (z.B. Payback, DeutschlandCard usw.) ist nicht erlaubt, da die erhaltenen Punkte privat vereinnahmt werden und daher einen unzulässigen geldwerten Vorteil darstellen.
8. Honorare dürfen ebenfalls nicht über die Zahlstelle abgerechnet werden. Gleiches gilt auch für Zahlungen für das Austragen von Gemeindebriefen, Entgelte für Kirchenmusiker/innen u.ä.
   Für die ordnungsgemäße Abwicklung müssen die konkreten Sachverhalte (z.B. Vorliegen eines Beschäftigungsverhältnisses, sozialversicherungs- und einkommenssteuerrechtliche Prüfung) geprüft werden, die nur in der Haushalts- und/oder Personalabteilung erfolgen können. Dafür bitten wir um Erstellung einer Buchungsanordnung (ggf. inkl. Rechnungsvorlage) oder um vorherige Abstimmung mit Ihrem/r zuständigen Ansprechpartner/in. Zum Umgang mit Honorarzahlungen erhalten Sie demnächst eine Rundmitteilung.
9. Teilnehmerbeiträge sollen grundsätzlich per Überweisung auf unsere Geschäftskonten gezahlt werden. Sollte eine Zahlung ausnahmsweise in bar über die Zahlstelle erfolgen, erfassen Sie diese bitte unter „888200 Unklare Einzahlungen“ zum Beschreibungstext: z. B. „Teilnehmerbeitrag XY + Angabe des Kassenzeichens der Freizeit“.
10. Bitte erfassen Sie in der Zahlstellenabrechnung zu den einzelnen Positionen aussagekräftige Beschreibungstexte z. B. Es wurden Lebensmittel für die Jugendarbeit eingekauft. Bitte nicht „Jugendarbeit“ als Beschreibungstext sondern bitte „Lebensmittel“ als Beschreibungstext eingeben. Nur so kann im Nachhinein aus der Buchung in der Ergebnisrechnung entnommen werden, um was es sich konkret handelt.
11. Bitte geben Sie bei Erträgen und Aufwendungen, die mit einer Investitionsnummer gebucht werden sollen, die von uns mitgeteilte Investitionsnummer im Beschreibungstext mit an. So können wir sicherstellen, dass Investitionsbuchungen korrekt erfolgen.

Stand der gebuchten Zahlstellen für das Jahr 2019

Die Zahlstellenabrechnungen für das Jahr 2019 sind größtenteils in unserem Buchhaltungsprogramm gebucht. Wenige Zahlstellenabrechnungen für das Jahr 2019 befinden sich noch in Bearbeitung.