Doppik-Info Nr. 01/2021: Aktuelle Informationen aus dem Kirchenkreisamt und Version 1.8 der Buchungsanordnung

Keine Bildung von Rückstellungen bei Baumaßnahmen
Im Rahmen der doppischen Buchführung sollen für ungewisse Verbindlichkeiten Rückstellungen gebildet werden. Ungewiss sind die Verbindlichkeiten, wenn zwar die Verbindlichkeit als solches bekannt ist, aber nicht der Zeitpunkt der Zahlung und die genaue Höhe. Ein Beispiel für mögliche Rückstellungen, sind die sogenannten einzubringenden Eigenmittel einer Kirchengemeinde bei der Finanzierung von Baumaßnahmen mit Bauergänzungszuweisungen des Kirchenkreises. Bei den Bauergänzungszuweisungen verpflichtet sich die Kirchengemeinden die einzubringenden Eigenmittel (in der Regel 50 % der Baugrundzuweisung) bei der Finanzierung einer Baumaßnahmen einzubringen. Der genaue Betrag und wann die Eigenmittel tatsächlich abgerufen werden, stehen zum Zeitpunkt der Beschlussfassung noch nicht fest, sondern erst wenn die Baumaßnahme durchgeführt bzw. abgerechnet wird. Aktuell bilden wir für die Fälle noch keine Rückstellungen. Mittelfristig ist es geplant, bei der Mittelzusage (Beschlussfassung) eine Rückstellung zu bilden und bei der Abrechnung die entsprechende Rückstellung aufzulösen.

Nicht zu verwechseln sind Rückstellungen mit Rücklagen. Rückstellungen sind sozusagen Schulden, die noch ausgeglichen werden müssen. Rücklagen hingegen sind finanzielle Reserven (Eigenkapital).

Nutzung von Kassenzeichen und Erstellung der Buchungsanordnungen
Mit der Vergabe von Kassenzeichen können auf einfache Weise Zahlungseingänge im Rechnungswesenprogramm "newsystem" verbucht und auch für Filter- und Suchmöglichkeiten benutzt werden. Sie entsprechen in gewisser Form einer von uns erstellten einmaligen Rechnungsnummer. Über die Vergabe und Nutzung haben wir in der Vergangenheit bereits informiert und alle Kirchengemeinden und Einrichtungen wie bspw. Kindertagesstätten, verfügen über einen eigenen Benutzerzugang auf der Doppik-Webseite, um Kassenzeichen erstellen zu können.

Bei der Nutzung von Kassenzeichen ist es wichtig, dass möglichst zeitgleich mit der Vergabe eines neuen Kassenzeichens auch eine entsprechende Buchungsanordnung ausgestellt wird, mit der die erwartete Zahlung im Rechnungswesenprogramm als sogenannte Sollstellung erfasst wird. Nur dadurch kann beim Zahlungseingang die Zahlung automatisch der offenen Sollstellung zugeordnet werden. Wir bitten Sie daher erneut, Buchungsanordnungen zeitgleich mit Erstellung des Kassenzeichens auszustellen und dem Kirchenkreisamt zuzusenden, damit vor Zahlungseingang alle Informationen im System vorliegen.

Eigenbelege
Vereinzelt gibt es vertragliche Verbindungen, zu denen keine Vertragsunterlagen vorhanden bzw. zu finden sind. Dabei handelt es sich meistens um Fälle, bei denen eine langjährige vertragliche Verbindung/Vereinbarung mit der Kirchengemeinde besteht. Um auch hier dem Grundsatz „Keine Buchungsanordnung ohne Beleg“ einzuhalten und trotzdem ein einheitliches Formular zu haben, wurde hierfür der "Eigenbeleg" erstellt, der ersatzweise auszufüllen und der Buchungsanordnung beizufügen ist. Den Beleg finden Sie auf der Doppik-Webseite im Bereich "Informationen" > "Belege und Formulare" oder direkt über diesen Link:
Belege und Formulare - Informationen zur Doppik und Umsatzsteuer | Kirchenkreisamt Burgdorfer Land
Bitte nur in Ausnahmefällen verwenden.

Neue Version 1.8 der Buchungsanordnung

Ab sofort steht auf der Doppik-Webseite die neue Version 1.8 der Buchungsanordnung zur Verfügung. Nutzen Sie das Formular-System der Doppik-Webseite ( Formular zur Erstellung von Buchungsanordnungen ), erhalten Sie bei der nächsten Erzeugung einer Buchungsanordnung automatisch die neue Version und müssen an Ihren gespeicherten Vorlagen auf der Doppik-Webseite natürlich nichts ändern. Wenn Sie mit der ausfüllbaren PDF-Variante auf Ihrem PC/Notebook arbeiten, bitten wir Sie, ab sofort nur noch die Version 1.8 zu nutzen und ggf. auf Ihrem Gerät gespeicherte Vorlagen neu abzuspeichern.

Ferner bittet die Finanzbuchhaltung darum, Buchungsanordnungen, soweit möglich, mit Tesafilm zusammenfügen statt sie zu tackern. Tackernadeln verursachen einen hohen Platzbedarf, die Belegorder füllen sich sehr schnell und man braucht zusätzliche Ordner.

Hinweise zum automatischen Berichtsversand
Im April 2021 wird letztmalig für das Jahr 2020 der automatische Berichtsversand in Form der Ergebnisrechnung an die hinterlegten Personen in den Kirchengemeinden und Einrichtungen verschickt. Zusätzlich erfolgte im März 2021 in einer zweiten E-Mail der Versand der ersten Ergebnisrechnung für 2021. In den Folgejahren soll der Wechsel des Kalenderjahres jeweils im März erfolgen. Sollten danach Ergebnisrechnungen oder andere Berichte für das Vorjahr benötigt werden, können diese von den Kirchengemeinden und Einrichtungen weiterhin selbst über die Webberichte aufgerufen oder bei den Haushalts-Sachbearbeitern im Kirchenkreisamt angefragt werden. Aufgrund der eigenständigen Möglichkeit wird in erster Linie darum gebeten, dies mit den Webberichten zuerst selbst zu probieren.

Informationen zu den Zahlstellen

Aktuelle Informationen und Hinweise zur Bearbeitung der Zahlstellen und Bedienung von KIDZahlstelleD, haben wir Ihnen gebündelt auf unserer Doppik-Webseite zusammengefasst. Sie finden die Informationen direkt hier: