Gleichzeitig sollen die Prozessabläufe digitaler, effektiver und damit schneller gestaltet werden. Einerseits dient dies der Ressourcenschonung, andererseits der reibungsloseren Abwicklung unter den immer noch spürbaren Auswirkungen der Corona-Pandemie und auch zukunftsgerichtet für alle betroffenen Kirchenbüros und Einrichtungen
Zu diesem Zweck wurde im Auftrag der Ev.luth. Landeskirche Hannovers ein unterstützendes Programm-Paket entwickelt: AppSpace.
Dieses Programmpaket ist browserbasiert, was für die Zusammenarbeit von Kirchengemeinden und Einrichtungen mit dem Kirchenkreisamt von großem Vorteil ist, da alle auf denselben Datenbestand zugreifen.
Der Einsatz des Programm-Paketes AppSpace mit den Modulen Anordnungswesen (elektronische Buchungsanordnungen), Webkasse (für Zahlstellen) und Faktura (zum umsatzsteuer-rechtskonformen Erstellen von Ausgangsrechnungen) ist ab dem 01.01.2023 verpflichtend und kann nicht verschoben werden.
AppSpace wird von der Landeskirche bzw. den Dienstleistern Infoma (Softwarehersteller) und der COMRAMO (technischer Provider) ab dem 05.09.2022 zur Verfügung gestellt werden und alle Kirchengemeinden und Einrichtungen werden dann nach und nach bis Ende November 2022 angeschlossen.
Der größte Vorteil, der mit der Einführung von AppSpace einhergeht, ist die vollständig digitale und deutlich schnellere Rechnungsbearbeitung sowie die digitale Anordnung, wobei letztere bei den weit überwiegenden Geschäftsvorfällen in der jeweiligen Kirchengemeinde und Einrichtung erfolgt, so dass der Einblick in die tatsächliche Mittelverwendung noch transparenter gewährleistet ist.
Die laufenden Kosten für die Nutzung der Module werden nicht von der Landeskirche finanziert, sondern sie sind von den Kirchenkreisen, den Kirchengemeinden und den Einrichtungen zu tragen. Im Einzelnen sind uns vom Landeskirchenamt folgende monatliche Kosten mitgeteilt worden:
Die Preise verstehen sich zuzüglich der aktuell gültigen Umsatzsteuer i.H.v. 19%. Umsatzsteuerpflichtige Rechtsträger können die darauf entfallende Mehrwertsteuer im Wege des Vorsteuerabzugs vom Finanzamt erstattet bekommen. Für alle Rechtsträger, die unter die Kleinunternehmerregelung fallen, gilt dies nicht. Dort fallen die Bruttopreise in voller Höhe an.
Wir empfehlen Ihnen, für den Bereich Anordnungswesen jeweils zwei Personen, die die sachliche Richtigkeit eines Geschäftsvorfalls bestätigen (VertreterIn/StellvertreterIn) sowie zwei Personen, welche die Geschäftsvorfälle anordnen dürfen (ebenfalls VertreterIn/StellvertreterIn) zu benennen. Zusätzlich benötigt diejenige Person, die die Buchungsanordnungen im Pfarrbüro (digital) vorbereitet, eine Lizenz, ggf. deren Vertretung eine weitere. Daher bitten wir Sie, uns per Email an Frau Giese (andrea.giese@evlka.de) möglichst bis zum 15.08.2022 (unter Nennung von vollständigem Namen, Kirchengemeinde/Einrichtung und persönlicher Email-Adresse) mitzuteilen, welche Personen in Ihrer Kirchengemeinde oder Einrichtung welche der o.g. Funktionen übernehmen werden.
Hinzu kommen die Kosten für das Modul Webkasse, soweit eine Zahlstelle vorhanden ist. Insbesondere für das Webkassen-Modul (Zahlstellen in den Pfarrbüros und Kindertagesstätten sowie einigen Einrichtungen) sollte überlegt werden, diese Kosten zu minimieren. Etliche Zahlstellen haben so geringe Anzahlen an Buchungsvorgängen, dass die Kosten für das Modul in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen. Alternativ können Erstattungen, die bisher aus der Zahlstelle heraus erfolgt sind, direkt mittels Buchungsanordnungen (Anordnungswesen im AppSpace) über das Kirchenkreisamt per Überweisung an die Beleg-EinreicherInnen erfolgen.
Daher empfehlen wir Ihnen, in Ihren Gremien und ggf. in Abstimmung mit Ihrer Zahlstellenverwalterin zu überlegen, ob Ihre Zahlstelle ab dem 01.01.2023 noch benötigt wird und bitten hierzu um Ihre Rückmeldung bis zum 31.10.2022 an Frau Giese.
Die Zeitplanung zur Einführung von AppSpace sieht vor, dass beginnend ab dem 25.07.2022 bis voraussichtlich ca. 30.08.2022 zunächst die Mitarbeitenden des Kirchenkreisamtes in der Anwendung von AppSpace geschult werden.
Anschließend wird das Kirchenkreisamt selbst an das System angebunden, dann folgen bis November 2022 nach und nach alle Kirchengemeinden und Einrichtungen sowie die beiden Kirchenkreise.
Im Zuge des Echtstartes stehen die Buchhaltungssysteme in der Woche ab 12.09.2022 voraussichtlich nur eingeschränkt zur Verfügung. Daher ist in dieser Zeit mit Verzögerungen in der Bearbeitung und Zahlung von Geschäftsvorfällen zu rechnen.
Wir informieren Sie rechtzeitig und individuell, wann der Einstieg Ihrer Kirchengemeinde bzw. Einrichtung in das AppSpace-Programmpaket geplant ist, und bitten Sie schon heute darum, auch Ihre ZahlstellenverwalterInnen ebenfalls zu informieren.
