Einholung, Adressierung und buchhalterische Zuordnung von eingehenden Rechnungen

Die bei uns eingehenden Rechnungen (sowohl postalisch als auch über die elektronische Belegbearbeitung) enthalten immer wieder formale Fehler, die eine haushaltsrechtlich korrekte, bzw. zukünftig steuerrechtskonforme Weiterverarbeitung erschweren oder gar verhindern, bzw. unnötige finanzielle Nachteile mit sich bringen können.

Um dies zu vermeiden hatten wir in der Vergangenheit in diversen Rundmitteilungen über die korrekte Gestaltung und Adressierung von Rechnungen informiert (insbesondere in den Rundmitteilungen 05/2021, 09/2021, und 03/2022). Zusammenfassungen der darin enthaltenen Informationen sind außerdem auf dieser Informations-Webseite im Nachrichtenarchiv nachzulesen.

Die dort enthaltenen Hinweise werden leider bis heute nur teilweise umgesetzt, bzw. sind wieder in Vergessenheit geraten, insbesondere bedingt durch personelle Wechsel und durch Neuwahlen in die Gremien. Deshalb haben wir uns bemüht, Ihnen im Folgenden die wichtigsten Informationen nochmals zusammenzustellen.

Da es sich hierbei um die Sammlung zahlreicher Einzelinformationen handelt, fällt diese Rundmitteilung insgesamt etwas umfangreicher aus als gewöhnlich. Dafür finden Sie zukünftig alle wichtigen Informationen zur Behandlung von Eingangsrechnungen in diesem Schreiben gebündelt, was Ihnen hoffentlich bei aufkommenden Fragen die Recherche erleichtert.

Erforderlichkeit einer Eingangsrechnung als Zahlungsgrundlage

Die Anforderung einer ordnungsgemäß ausgestellten Rechnung ist schon aus gewährleistungsrechtlichen Gründen immer sinnvoll. Sie ist darüber hinaus aber auch aus Gründen des Haushaltsrechts und (später) für steuerrechtliche Zwecke dringend zu empfehlen, sobald die Summe des Einkaufs oder erteilten Auftrags einen Umfang von 250,00 € übersteigt.

Bis zu dieser Wertgrenze reicht meistens die Ausstellung eines Kassenbons oder einer Quittung als Zahlungsbeleg. (Für Zwecke des Haftungs- und Gewährleistungsrechts ist allerdings auch in diesen Fällen darauf zu achten, auf wessen Namen diese ggfs. ausgestellt werden.)

Zwingend erforderlich ist die Anforderung einer ordnungsgemäßen Rechnung - unabhängig von der Betragshöhe - bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen auf Honorarbasis, da diese als Grundlage für lohnsteuer- und abgaberechtliche Überprüfungen dient, sowie (später) notwendige Informationen zur umsatzsteuerrechtlichen Einordnung von Vorgängen liefert (Nähere Information hierzu finden Sie bei Bedarf in unseren Rundmitteilungen 04/2020 und 15/2023).

Bei Summen über 250,00 € pro Einkauf/Auftrag ist das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung außerdem zwingend erforderlich, wenn für diese Beträge (später) ein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden soll.

Wird eine Rechnung ausgestellt, selbst wenn dies aufgrund der Betragshöhe eigentlich nicht erforderlich gewesen wäre, muss diese die nachfolgenden Bestimmungen erfüllen.

Inhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung

Der § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) regelt in Absatz 4 den genauen Inhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung. Dieser umfasst insbesondere

• die vollständigen Namen und Anschriften sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers,
• eine Rechnungsnummer
• die Steuernummer und/oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
• den Zeitpunkt/Zeitraum der Lieferung oder Leistung
• ein Ausstellungsdatum und, sofern abweichend, ein Fälligkeitsdatum
• die Angabe des/der angewendeten Umsatzsteuersatzes/ -sätze, oder einen Hinweis auf eine vorliegende Steuerbefreiung

Sollte auf einer für Sie ausgestellten Rechnung eine der genannten Angaben fehlen, fordern Sie bitte eine korrigierte Rechnung an, bevor Sie diese für die Buchhaltung weiterverarbeiten (, also in AppSpace hochladen, bzw. in Ausnahmefällen ans das KKA weiterleiten). Die fehlerhafte Rechnung sollte hingegen nicht erfasst werden.

Eine Ausnahme kann derzeit noch für den dritten Aufzählungspunkt (Steuernummer) vorkommen, wenn nämlich der Ersteller der Rechnung bislang für seine Umsätze nicht steuerpflichtig ist und ihm daher noch keine Steuernummer zugeteilt wurde. In diesen Ausnahmefällen kann die Rechnung auch ohne Angabe einer Steuernummer akzeptiert werden.

Rechnungsanschrift

Die häufigsten Fehler im Zusammenhang mit der vorgenannten Ziffer 2 bestehen derzeit noch bei der Frage der korrekten Rechnungsanschrift. Diese ist insofern mehrfach wichtig, weil sie darüber bestimmt, wer Gewährleistungsansprüche geltend machen kann, ob eine Rechnung als vorsteuerabzugsberechtigter Betriebsaufwand angegeben werden darf und welchen fiskalischen Charakter ggfs. die Zahlung an eine Person hat, die den Betrag zuvor ausgelegt hat.

Zu der Frage, wie eine Rechnung korrekt zu adressieren ist, nimmt vor allem unsere Rundmitteilung 03/2022 intensiv Stellung und enthält hierzu auch mehrere Beispiele.

Wichtigster Aspekt ist dabei, dass die Anschrift auf den Namen und die Adresse der jeweiligen Körperschaft (also Kirchengemeinde oder Kirchenkreis) lauten sollte, also lediglich Adressen verwendet werden, unter denen diese Körperschaft juristisch offiziell erreichbar ist.

Andersherum formuliert: Verwenden Sie keine Privatanschriften von beruflich oder ehrenamtlich Mitarbeitenden oder die Anschriften von Gebäuden wie Pfarrhäusern, Gemeindehäusern etc., sofern diese nicht zugleich eine offizielle Postanschrift Ihrer Körperschaft darstellen.

Für weitestgehend selbständig arbeitende Einrichtungen mit eigener Postanschrift, wie z.B. Kindertagesstätten, Lebensberatungsstelle o.ä. kann deren Adresse zwar als Rechnungsanschrift verwendet werden, aber auch dann ist voranstehend mit dem Namen der Trägerkörperschaft zu firmieren, z.B. also:

Entspricht die Anschrift einer erhaltenen Rechnung nicht den genannten Erfordernissen, bitten Sie um eine korrigierte Rechnung und veranlassen Sie bei Ihren Vertragspartnern für zukünftige Fälle eine entsprechende Änderung Ihrer Kontaktdaten.

Unabhängig von den Vorgaben für eine korrekte Rechnungsanschrift können abweichende Lieferadressen vereinbart werden, die dann separat zur Rechnungsadresse auszuweisen sind.

Zuordnung und Kontierung der eingegangenen Rechnung

Während Quittungen und Zahlungsbelege bis 250 € (siehe Ziffer 1), stets als originäre Aufwendungen der Kirchengemeinde verbucht werden können (d.h. die Kontierung der Sachkonten richtet sich ausschließlich nach der Art des Aufwandes,) muss bei Rechnungen aufgrund der der jeweiligen Adressierung ggfs. unterschieden werden.

Letztere bestimmt nämlich, ob die Rechnung (ebenfalls) als originärer Aufwand gebucht werden darf, als Erstattung (unter einem der dafür vorgesehenen Sachkonten) zu deklarieren ist, oder sogar überhaupt nicht verbucht werden darf:

Eine Bezahlung direkt an den Rechnungsaussteller, obwohl die Rechnung namentlich auf eine private oder abweichende juristische Person ausgestellt wurde, ist haushaltsrechtlich nämlich grundsätzlich nicht zulässig, da nicht klar dokumentiert wäre, wer die Rechte an der bezahlten Ware oder Dienstleistung erwirbt. Entsprechende Buchungsanordnungen werden daher von der Belegbearbeitung des KKA in der Regel zurückgewiesen.

Eine Ausnahme bilden nur ausdrücklich beschlossene Kostenübernahmen (z.B. Fahrt- oder Fortbildungskosten für Mitarbeitende, diakonische Hilfeleistungen, Schadensersatzleistungen etc.), bei denen die Rechte ohnehin auf einen Dritten übergehen sollen. Das für die Buchung auszuwählende Sachkonto richtet sich in diesem Fall nach dem Grund für die jeweilige Kostenübernahme (z.B. Fort- und Weiterbildung)

In solchen Fällen ist immer ein entsprechender KV- oder KKV-Beschluss erforderlich, der dem Buchungsvorgang beizufügen ist. (Der Hinweis, „Beschluss liegt vor“ reicht für die Bearbeitung der Buchungsvorgänge nicht aus.)

In diesen Fällen ist kein Vorsteuerabzug für die Aufwendungen möglich.

Da eventuelle Haftungs-, Gewährleistungs- oder Rückzahlungsansprüche bei dieser Konstellation unklar sind, ist ohnehin grundsätzlich der Erstattungsweg zu bevorzugen.

Entspricht die Rechnungsadressierung den Vorgaben nach Ziffer 3, lautet also auf Namen und Anschrift Ihrer Körperschaft, so gilt der Aufwand als originär und kann, sofern hier Umsatzsteuern enthalten sind, ggfs. (später) beim Finanzamt zum Zweck des Vorsteuerabzugs geltend gemacht werden. Mitarbeitende, die eine Zahlung hierfür auslegen, handeln im Auftrag der Kirchengemeinde. Die Rückzahlung an den / die Mitarbeitende(n) hat den Charakter eines Auslagenersatzes, welcher für ihn/ sie grundsätzlich einkommens- und steuerneutral ist.

Ist hingegen eine Privatanschrift angegeben, hat die Zahlung an Mitarbeitende den Charakter einer Erstattung für Aufwendungen, die originär zunächst ihm / ihr selbst entstanden sind.

Hierfür sind in der Buchhaltung spezielle Sachkonten mit dem Text „Erstattung von …“ zu verwenden. Ein Vorsteuerabzug ist ausgeschlossen, da Mitarbeitende die ggfs. enthaltene Umsatzsteuer zwar als Teil Ihrer Bruttoaufwendungen ersetzt bekommen, als Privatpersonen aber selbst keine Umsatzsteuer abführen, und diese folglich auch nicht separat in Rechnung stellen können. Der Erstattungsvorgang gilt fiskalisch für beide Seiten als Leistungsaustausch (Die Kirchengemeinde, bzw. Einrichtung bezahlt für eine Ware oder Leistung, die sie von einer Privatperson erhält) und unterliegt für beide Seiten ggfs. steuerrechtlichen Prüf- oder Meldepflichten.

Rechnungskorrekturen

(Korrekturen über den vollen Leistungsumfang, keine Teil- oder Ergänzungsrechnungen)

Sollten Sie im Zuge der voranstehenden Hinweise (oder aus anderen Gründen) Rechnungskorrekturen anfordern, so beachten Sie bitte Folgendes:

• Die Korrektur muss die gleiche Rechnungsnummer aufweisen wie die ursprüngliche Rechnung.
• Geben Sie grundsätzlich nur die letzte, korrigierte Fassung in die Buchungsbearbeitung, um Doppelzahlungen auszuschließen.
• Wird der Korrekturbedarf zu spät entdeckt und eine fehlerhafte Rechnung wurde bereits verarbeitet, ist genaueste Kommunikation mit der Belegbearbeitung des KKA erforderlich. Um die korrigierte Rechnung im Buchungssystem erfassen zu können, muss nämlich die ursprüngliche Rechnung gleichzeitig storniert werden, damit keine zusätzliche Zahlung ausgelöst wird.

Da Sie Stornierungen über AppSpace nicht selbst veranlassen können, laden Sie in diesen Sonderfällen die korrigierte Rechnung, abweichend vom sonst üblichen Verfahren, bitte nicht in AppSpace hoch, sondern schicken Sie bitte zusammen mit der zu stornierenden, fehlerhaften Rechnung und entsprechender Erläuterung per E-Mail an finanzen.burgdorferland@evlka.de damit die zuständigen Mitarbeitenden im KKA das Storno für Sie durchführen können.

E-Rechnung

Seit dem 01.01.2025 kann es aufgrund gesetzlicher Änderungen vorkommen, dass Firmen Rechnungen nur noch in digitaler Form als sogenannte „strukturierte elektronische Rechnung“ ausstellen. Die dazu verwendeten derzeit gängigen Datei-Formate heißen „xRechnung“ und „ZUGFeRD“.

Sollten Sie Dateien im ZUGFeRD-Format erhalten, können Sie diese in der Regel wie eine PDF-Datei behandeln, also mit PDF-kompatiblen Programmen lesen und auch in AppSpace hochladen und weiterverarbeiten. (Es handelt sich dabei um eine sogenanntes hybrides Dateiformat, das sowohl die strukturierten Datenfelder als auch die menschenlesbare PDF-Version des Dokuments enthält.)

Sollten Sie Dateien im xRechnung-Format erhalten ist diese ohne entsprechende Verarbeitungs-Software für Sie nicht mehr lesbar. In diesen Fällen sollten Sie die ausstellende Firma zunächst bitten, Ihnen eine herkömmliche Rechnung oder eine Rechnung im ZUGFeRD-Format zu schicken. Leider besteht seit dem 01.01.2025 hierfür aber keine Verpflichtung mehr, so dass Sie diesbezüglich auf die Kulanz Ihrer Vertragspartner hoffen müssen.

Sollten Sie trotz Nachfrage nur eine xRechnung-Datei zur Verfügung gestellt bekommen, können Sie diese derzeit nicht selbst in AppSpace erfassen. Senden Sie in diesen Fällen die Datei bitte an rechnungen.burgdorferland@evlka.de, so dass sich unsere Mitarbeitenden um die buchhalterische Erfassung kümmern können.

Auch für E-Rechnungen gelten im Übrigen dieselben formalen Vorschriften, wie für herkömmliche Rechnungsformate. Die Hinweise der Ziffern 1-5 sind also auch hier zu beachten.