Gesetzliche Anforderung an Abrechnungen, insbesondere Verbot der Zusammenlegung und Aufrechnung von Erträgen

Kirchliche Körperschaften erhalten ab dem 01.01.2027 per Gesetz den Status eines umsatzsteuerrechtlichen Unternehmers. Daran knüpfen automatisch verschärfte Bedingungen zur Abrechnung und Dokumentation von Umsätzen an. Dies gilt auch, wenn eine rechtliche Einordnung als umsatzsteuerbefreiter Kleinunternehmer möglich ist.

Verstöße gegen diese Abrechnungs- und Dokumentationsvorschriften stellen insofern nicht nur ein haushaltsrechtliches Fehlverhalten dar, sondern können von der Finanzverwaltung künftig auch als fahrlässige oder sogar vorsätzliche Verschleierung von Umsätzen bewertet werden. In der Folge können ordnungs- oder sogar strafrechtliche Verfahren drohen.

Wir mahnen daher dringend an, für alle Events, Reise- und Kulturveranstaltungen, Abrechnungen vorzulegen, die vollständige Auskunft über Art und Höhe aller Erträge und Aufwendungen geben, und zwar unabhängig davon, ob hierfür Zuschüsse beantragt oder gewährt werden oder ob Überschüsse erzielt oder beabsichtigt werden.

Dabei weisen wir besonders darauf hin, dass Erträge und Aufwendungen getrennt nach Art, Zweck oder Herkunft einzeln und brutto aufgeführt werden. Es ist weder erlaubt verschiedene Ertragsarten (z.B. Spenden, Verkaufserlöse, Eintrittsgelder, Zuschüsse, Mieterträge, Standgebühren etc.) zu einer Summe zusammenzulegen (Zusammenlegungsverbot), noch Erträge vorab mit Aufwendungen zu verrechnen (Aufrechnungsverbot).

So ist in jeder Abrechnung z.B. sowohl der Einkauf als auch der Verkauf von Waren brutto in voller Höhe darzustellen, nicht etwa nur der Nettoerlös. Auszahlungen an (ehrenamtlich) Mitarbeitende sind ebenfalls in voller Höhe als Aufwand zu dokumentieren und nicht etwa bei den Teilnehmerbeiträgen, Spenden oder anderen Einnahmen in Abzug zu bringen. Zusätzlich sind Sach- oder Aufwandsspenden, für die eine Zuwendungsbescheinigung ausgestellt aber keine Zahlung ausgelöst wurde, brutto in Aufwand und Ertrag abzurechnen und zu buchen. (Wird keine Zuwendungsbescheinigung ausgestellt, also Ware, bzw. Aufwand kostenlos „geschenkt“ muss hingegen kein Aufwand in der Abrechnung dargestellt werden.)

Leider erreichen uns trotz gegenteiliger Haushaltsvorschriften immer wieder Einzahlungen, die den vorgenannten Anforderungen nicht genügen, weil sie gar nicht oder nur unzureichend durch eine Abrechnung belegt sind. Sie enthalten z.B. Angaben wie „Einnahme Gemeindefest“, „Abrechnung Kinderkleiderbörse“, „Überschuss Sommerfest“, „Einzahlungen für Tauffest“ oder „Ausgaberest Seniorenfahrt“. Dies gibt aber lediglich Auskunft über den zugrundeliegenden Anlass, nicht jedoch über die steuerrechtlich relevante Information, welche Art(en) von (ggfs. unterschiedlichen) Erträgen vorliegen. Oft handelt es sich dabei außerdem um Nettoerlöse, bei denen unbekannt bleibt, ob und in welcher Höhe zuvor Aufwendungen getätigt wurden.

Selbst wenn Abrechnungen vorliegen, wird dabei oft der Fehler gemacht, alle Erträge in einer Summe und /oder unpräzise pauschal als „Einnahmen“ zu deklarieren. Auch dies lässt offen, um welche Art von Ertrag es sich handelt. So können am Beispiel von Einnahmen einer Kinderkleiderbörse z.B. eigene Verkaufserlöse (gespendeter Kleidung), Standmieten, Umsatzbeteiligungen durch private Verkäufer, oder freiwillige Spenden aus dem privaten Verkaufserlös vorliegen. Würden bei der Veranstaltung ggfs. noch Waffeln oder Kaffee verkauft, kämen sogar noch Erträge aus einer zweiten Geschäftstätigkeit hinzu. All diese Ertragsarten unterliegen zukünftig ggfs. unterschiedlichen steuerrechtlichen Regelungen. Wir sind daher bei der Buchung auf eine genaue Bezeichnung und Differenzierung angewiesen. Zusammenfassende Begrifflichkeiten wie „Einnahme“, „Ertrag“, „Einzahlungen“, „Gewinn“ oder „Überschuss“ liefern diese nicht.

Im Downloadbereich des Kirchenamtes stellen wir bereits seit mehreren Jahren diverse Abrechnungsvordrucke für Reiseveranstaltungen, Events, Großveranstaltungen sowie Konzert- und Kulturveranstatungen bereit, die helfen sollen, alle erforderlichen Informationen ausreichend differenziert zusammenzufassen (https://www.kirchenamt-burgdorfer-land.de/downloads.html). Wir raten dringend dazu, diese Formulare bei der Vorbereitung Ihrer Veranstaltungen als Finanzierungsplan und anschließend als Abrechnungsbeleg zu verwenden.

Bitte informieren Sie insbesondere Ihre ehrenamtlichen Helfer:innen und Organisator:innen über den Inhalt dieser Rundmitteilung und tragen Sie Sorge für eine entsprechende Umsetzung, zumal rechtliche Konsequenzen falscher und ungenauer Abrechnung auf die leitenden Gremien zurückfallen.