Steuerrechtskonforme Gestaltung und Adressierung von Rechnungen
Dies gilt insbesondere auch für zukünftige Kleinunternehmer(innen) im Sinne des UStG.
Rechnungen dienen nicht mehr nur als Nachweis und Beleg für Zahlungsabläufe im Rahmen der Buchhaltung, sondern bilden zukünftig auch einen zentralen Bestandteil der steuerrechtlichen Dokumentation bestehender Rechte und Pflichten. Insbesondere gibt es einzuhaltende Formvorschriften, wie ein solche Rechnung aufgebaut sein muss. Verstöße gegen diese Vorschriften können bei ausgehenden Rechnungen (oder fehlender Ausgangsrechnung) ggfs. als Ordnungswidrigkeit geahndet werden, wenn sie zu finanziellen Nachteilen für den Rechnungsempfänger oder die Finanzverwaltung führen. Fehlerhafte Eingangsrechnungen können zu finanziellen Nachteilen führen, da sie für den Vorsteuerabzug nicht berücksichtigt werden können.
Da uns nach wie vor zahlreiche Eingangs- wie Ausgangsrechnungen erreichen, die nicht den formalen Vorgaben entsprechen, wobei vor allem fehlerhafte Adressierungen überwiegen, möchten wir erneut empfehlen, zeitnah vor dem 01.01.2027 die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen, bzw. bei Ihren Vertragspartnern korrekte Rechnungsanschriften zu hinterlegen.
Bezüglich der inhaltlichen Vorgaben für die Erstellung von Rechnungen verweisen wir auf folgende Anforderungen gem. § 14 UStG:
- Name und Anschrift vom Leistungsempfänger und vom leistenden Unternehmer
- Steuernummer oder die zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- eine eindeutig zuordbare Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen (aussagekräftige Leistungsbeschreibung notwendig)
- Lieferdatum / Leistungsdatum oder (-zeitraum)
- nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die erbrachten Leistungen
- der angewandte Steuersatz bzw. der Hinweis auf eine Steuerbefreiung inklusive des relevanten Paragrafen im UStG
- ggf. ein Hinweis auf die gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
(Lediglich das Erfordernis einer Steuernummer auf ausgehenden Rechnungen kann derzeit noch nicht erfüllt werden, da diese erst nach der steuerrechtlichen Ersterfassung beim Finanzamt zugeteilt wird. Bis dahin kann noch auf die Angabe verzichtet werden.)
Bezüglich der korrekten Adressierung für Sie als Leistungsempfänger (Eingangsrechnungen) bzw. leistender Unternehmer (Ausgangsrechnungen) weisen wir nochmals darauf hin, dass anführend der voller Name Ihrer Kirchengemeinde, bzw. des Kirchenkreises (bei Einrichtungen des Kirchenkreises) genannt wird und Postanschriften unselbständiger Einrichtungen nur verwendet werden dürfen, wenn diese „ladungsfähig“ sind, also eine sofortige, fristwahrende Weiterleitung eingehender Behördenpost an den zuständigen KV bzw. KKV gewährleistet ist. Anderenfalls ist ausschließlich die offizielle Postanschrift der Kirchengemeinde, bzw. des Kirchenkreises zu verwenden. Privatanschriften von Mitarbeitenden oder Gebäudeadressen jenseits der offiziellen Postanschrift sind für eigene Bestellungen und Aufträge grundsätzlich nicht zu verwenden. Mittelanforderungen der Gemeinden dürfen nicht unter Namen und Adresse des Kirchenkreises erfolgen und umgekehrt.
Wir verweisen auf unsere vergangenen Rundmitteilungen 05/2021, 09/2021und 01/2025, deren Inhalte weitestgehend im Nachrichtenarchiv dieser Info-Website nachgelesen werden können. Dort finden sie unter folgendem Link auch einen Artikel, der sich explizit mit der korrekten Adressierung von Rechnungen, inklusive Beispielsfällen, befasst:
Grundsätzlich empfehlen wir, die Erstellung von Rechnungen zukünftig über das AppSpace-Modul Faktura abzuwickeln, das die Einhaltung der Formvorschriften programmseitig unterstützt.
Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass wir ab dem 01.12.2026 offensichtlich fehlerhaft adressierte Rechnungen zur Korrektur zurückverweisen werden. Eingangsrechnungen, die namentlich auf andere Personen oder Einrichtungen ausgestellt wurden und keinen offensichtlichen Fehler aufweisen, können im Rahmen einer Kostenerstattung an diese Person oder Einrichtung zwar weiterhin als Anhang eingereicht werden, sollten dann aber zusätzlich um eine Information ergänzt werden, die begründet, weshalb eine Kostenerstattung erfolgt.
Achtung: Aus steuer-, haftungs-, und gewährleistungsrechtlicher Sicht beziehen Sie in diesen Fällen die in Rechnung gestellte Ware oder Dienstleistung nicht mehr vom ursprünglichen Rechnungsersteller, sondern von dem/der Empfänger/in der Kostenerstattung. Zukünftig werden Vorsteuerabzüge auf die Ursprungsrechnung dadurch ausgeschlossen.