Anleitungen und Hilfen zu AppSpace

AppSpace ist eine webbasierte Anwendung der Firma Axians Infoma, die mit jeden üblichen Internet-Browser aufgerufen werden kann. Empfohlen wird die Nutzung mit Microsoft Edge bei Windows oder Google Chrome bei macOS- oder Linux-Systemen. Grundsätzlich funktionieren aber auch alle anderen Browser. Ebenso die Nutzung mit Tablets oder sogar Smartphones.

Sie erreichen die AppSpace-Anwendungen unter folgender Adresse:

https://ka-bu.appspace.fin.elkh.de

Die Anmeldung erfolgt mit den Daten aus dem zentralen Benutzerverzeichnis der Landeskirche. Bei hauptamtlichen Mitarbeitenden entspricht der Benutzername und das Kennwort dem, welche auch für die landeskirchlichen Dienste genutzt werden. Das sind z.B. Ihr @evlka.de E-Mail-Account, Office-Lizenz, MewisNT, Webberichte oder der Anmeldung an Windows, wenn der PC bzw. das Notebook an die Landeskirche angebunden ist.

Ehrenamtliche und hauptamtliche Mitarbeitende die keine @evlka.de-Adresse haben, erhalten die Zugangsdaten im Zuge der AppSpace-Einführung von der Stabsstelle IT. Wenn Sie bereits einen Zugang zu MewisNT oder bspw. den Webberichten haben, sind diese Benutzerdaten identisch für AppSpace.

Wählen Sie nach dem Aufruf der Webseite Mit WebSSO anmelden und melden Sie sich mit Ihren Benutzerdaten an.

Bei Fragen und Problemen zum Benutzerzugang melden Sie sich jederzeit gern an die Stabsstelle IT im Kirchenkreisamt via it.burgdorferland@evlka.de, die Ihnen gerne weiterhilft. Möchten Sie Ihr Kennwort ändern, so können Sie die Änderung auf dieser Webseite der Landeskirche jederzeit eigenständig vornehmen.

Anschließend haben Sie eine Auswahl verschiedener Apps. Für die Bearbeitung von Rechnungen und Belegen wählen Sie die App „Anordnungswesen“.

Um neue Belege hochzuladen und daraus Anordnungen zu erstellen, klicken Sie nach Auswahl der „Anordnungswesen“-App in AppSpace bitte in der linken Seitenleiste auf „Eingang“. AppSpace öffnet standardmäßig zuerst immer den Bereich „Meine Aufgaben“.

Sie haben hier eine Übersicht aller offenen hochgeladenen Dokumente. Wählen Sie in der Aktionsleiste „Hochladen“ um ein PDF-Dokument hochzuladen.

Haben Sie mehr als eine GKZ, für die Sie „sachlich richtig“ zeichnen dürfen, wählen Sie nun die GKZ aus, zu der die Anordnung erstellt werden soll und bestätigen das Fenster. Ansonsten kommen Sie automatisch zum nächsten Schritt, indem Sie das Dokument auf Ihrem Rechner auswählen und anschließend bestätigen:

Anschließend ist die PDF im AppSpace-Eingang vorhanden. Leider ist es immer nur möglich ein Dokument auf einmal hochzuladen.

Bitte beachten Sie, dass Rechnungen mit Bauleistungen (z. B. bei Maßnahmen mit Finanzierungsplänen oder bei Maßnahmen unter baufachlicher Begleitung durch Architekten/durch das Amt für Bau- und Kunstpflege Celle oder bei Maßnahmen mit externen Förderbeteiligten (z. B. EU, LEADER, KFW …)) sowie Belege zur Abrechnung von Personalfällen nicht direkt durch Sie in AppSpace hochgeladen werden. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unserer Seite Kontierung von Rechnungen in AppSpace

Um eine neue Anordnung (vormals Buchungsanordnung) zu erstellen, wählen Sie das Dokument im Eingang aus und gehen Sie in der Aktionsleiste auf „Neue Anordnung“ und „Neue leere Anordnung“.

Sie müssen im nächsten Schritt auswählen, welche Art von Anordnung Sie erstellen möchten. In den Kirchengemeinden und Einrichtungen ist das i.d.R. entweder

• AUS_EINZEL (Einzelausgabeanordnung)
  Für normale Rechnungen, die wir bezahlen möchten
• EIN_EINZEL (Einzeleinnahmeanordnung)
  Für Belege, wo wir Einnahmen erwarten. Das sind Gebührenbescheide, Belege die wir für Einnahmen für bspw. Werbung im Gemeindebrief erstellen etc.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl und es erscheint ein Formular zur Erstellung der Anordnung.

Die Pflichtfelder sind die Felder GKZ, Kostenstelle und Kostenträger. Eine detaillierte Erklärung aller Eingabefelder mit Beispielen haben wir Ihnen hier zusammengestellt.

In AppSpace gibt es eine rechte Seitenleiste. Diese verfügt über einige Informationsblöcke, wie bspw. die direkte Vorschau der PDF zur Anordnung. Die rechte Seitenleiste öffnen Sie jederzeit, indem Sie in der Aktionsleiste rechts auf das kleine klicken.

In der Seitenleiste finden Sie unter anderem die Vorschau zur PDF, aber auch die Möglichkeit Notizen oder ein Protokoll einzusehen. Im Protokoll werden alle Schritte wie „sachlich richtig“, eine Prüfung im Kirchenkreisamt, der „Anordnung“ oder die abschließende Buchung im Rechnungswesenprogramm durch das KKA protokolliert. Mit den Notizen besteht die Möglichkeit, für weitere Bearbeiter der Anordnung oder dem Kirchenkreisamt, Hinweise mitzugeben.

Haben Sie bereits eine Anordnung erstellt und möchten nachträglich noch ein PDF-Dokument hinzufügen, geht das ganz einfach. Öffnen Sie die Anordnung in AppSpace und stellen Sie sicher, dass die rechte Seitenleiste geöffnet ist. Hier gibt es den Bereich „Dokumente“, in dem alle zur Anordnung hochgeladenen Dateien aufgelistet sind.

Sie können zusätzliche PDF-Dokumente hochladen oder bestehende löschen, indem Sie auf die drei Punkte ... neben „Dokumente“ klicken und die jeweilige Aktion auswählen.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine Notiz zu einer Anordnung zu erstellen. Dabei können Sie entweder die Anordnung direkt im Bereich „Eingang“ oder unter „Meine Aufgaben“ auswählen und in der Aktionsleiste auf „Notiz“ klicken, oder auch wenn Sie eine Anordnung bereits geöffnet haben.

Klicken Sie hier einfach auf das kleine Stift-Symbol in der untersten leeren Zeile um eine Notiz hinzuzufügen. Nach Eingabe der Notiz bestätigen Sie mit „Speichern“ und schließen das Fenster mit den Notizen.

Ihre Notiz wird dann auch für alle anderen Berechtigen, die auf diese Anordnung zugreifen können, im Bereich „Notizen“ der Seitenleiste direkt angezeigt.

Um eine Anordnung „sachlich richtig“ zu zeichnen, öffnen Sie die gewünschte Anordnung in AppSpace und wählen in der Aktionsleiste den Button „Sachlich Richtig“

Anschließend wird die Anordnung automatisch für den Schritt „rechnerisch richtig“ an das Kirchenkreisamt weitergeleitet.

Um eine Anordnung anzuordnen, öffnen Sie die gewünschte Anordnung in AppSpace und wählen in der Aktionsleiste den Button „Anordnen“

Anschließend wird die Anordnung automatisch für die abschließende Buchung an das Kirchenkreisamt weitergeleitet.

Anordnungen können von den zuständigen Mitarbeitenden des Kirchenkreisamtes oder vom Personenkreis die die Berechtigung „Anordnen“ haben, aus verschiedenen Gründen zurückgewiesen werden:

1. Fragen zur Rechnung
2. Fehlende Angaben
3. Anordnungsvorlage wurde falsch ausgewählt
4. Anordnung soll gelöscht werden

In dem Fall taucht die Anordnung erneut bei Ihnen im „Eingang“ von AppSpace auf und wird mit der Info „Zurückweisung“ markiert:

Sie können die Anordnung einfach anklicken und in der Aktionsleiste „Übernehmen“ auswählen. Es öffnet sich das normale Formular und in einem kleinen Dialog-Fenster wird Ihnen der Grund für die Zurückweisung angezeigt.

Sie können die Meldung bestätigen und die geforderten Änderungen im Formular direkt bearbeiten. Ferner können Sie bspw. über die Notiz-Funktion auch bei Bedarf eine Notiz für das KKA hinterlassen.

Anschließend wählen Sie in der Aktionsleiste wieder „Sachlich Richtig“ aus, damit die Anordnung wieder an den nächsten Schritt weitergeleitet wird.

Soll die Anordnung gelöscht werden, weil sie bspw. bereits existiert, können Sie an der Stelle direkt „Löschen“ in der Aktionsleiste wählen.

Eine Anordnung kann (nur) im Schritt „sachlich richtig“ gelöscht werden. Das geht wenn bereits eine neue Anordnung aus einem hochgeladenen Dokument erstellt wurde, aber auch, wenn das PDF-Dokument noch ohne Anordnung im „Eingang“ liegt.

Wählen Sie dazu die Anordnung aus bzw. bearbeiten Sie diese und wählen in der Aktionsleiste „Löschen“.

Haben Sie Anordnungen zu Rechnungen, die Sie öfter bekommen, haben Sie die Möglichkeit dafür Favoriten anzulegen. Sie können bei der nächsten Rechnung statt der leeren Vorlage dann diesen Favoriten nutzen und so bspw. die GKZ und Kostenstelle vorausfüllen.

Favoriten anlegen
Haben Sie eine neue Anordnung fertig erstellt und die wichtigsten Angaben wie GKZ, Kostenstelle oder bspw. dem Textfeld für den Buchungstext eingetragen, gehen Sie bevor Sie auf „sachlich richtig“ klicken in der Aktionsleiste auf „Favorit“ > „Favorit“:

Anschließend können Sie einen Namen für den Favoriten eingeben und wählen „OK“ um den Favoriten zu speichern. Anschließend können Sie die Anordnung normal sachlich richtig zeichnen.

Favoriten verwenden
Haben Sie eine Rechnung im Eingang gescannt, für die Sie einen Favoriten benutzen möchten, wählen Sie statt „Neue leere Anordnung“ einfach „Neue Anordnung aus Favorit“

Anschließend wählen Sie wie gewohnt aus, ob es sich um eine Ausgabe (AUS_EINZEL) oder Einnahme (EIN_EINZEL) handelt, um die richtige Anordnungsvorlage zu wählen. Im nächsten Schritt öffnet sich eine Übersicht mit allen Favoriten, die Sie bisher angelegt haben. Sie können die gewünschte jetzt einfach auswählen und mit „OK“ bestätigen.

Favoriten von anderen Nutzer:innen verwenden
Sie sehen in erster Linie nur Ihre Favoriten. AppSpace verwendet dafür einen voreingestellten Filter. Möchten Sie auch die Favoriten der anderen Nutzer:innen Ihrer GKZ verwenden, müssen Sie diesen Filter einfach löschen. Es werden dann alle Favoriten angezeigt, die in Ihrer GKZ angelegt wurden.

Die Filter-Auswahl ist entweder direkt geöffnet wenn Sie einen Favoriten auswählen oder Sie müssen die Filterung einmal einblenden über das entsprechende Symbol rechts in der Aktionsleiste. Entfernen Sie dann einfach den Filter „Zugeordneter Benutzer Name“ und bestätigen unten mit dem blauen Haken:

Neben den normalen Einzelanordnungen gibt es auch die Vorlagen AUS_DAUER und EIN_DAUER - also so genannte Daueranordnungen (nicht zu verwechseln mit den wiederkehrenden Buchblättern!).

Wozu ist das gut?

Mit diesen besteht die Möglichkeit, eine Buchung auf beispielsweise verschiedene Fälligkeiten aufzuteilen und zu splitten. So wird eine Rechnung bzw. Buchung normal in AppSpace einmal erfasst, AppSpace kann aber die Information mitgegeben werden, dass die Rechnung bspw. in mehreren Abschlägen bezahlt werden soll. AppSpace bucht dann die Rechnung mehrfach in mehreren Buchungen mit dem angegebenen Fälligkeitsdatum in newsystem.

Ausfüllen der Dauer-Anordnungen

Nach Auswahl der Vorlage müssen die Felder für das Beleg-, Buchungs-, Fälligkeits- und MwSt.-Datum (rot) normal ausgefüllt werden. Anhand dieser Daten werden die verschiedenen Buchungszeilen später generiert.

Im neuen Bereich Daueranordnung (blau) ist bei der „Anordnungsart“ Mehrfach zu wählen. Im Feld „Zyklus“ wird angegeben, in welchen Schritten die Buchungen hochgezählt werden. Beispielsweise +1M für jeden Monat, oder +3M für alle drei Monate. Mit dem Feld „Enddatum“ geben Sie an, wann die Buchung das letzte Mal behandelt werden soll.

Erste Buchungszeile

Anschließend geben Sie die erste Buchungszeile (gelb) gewohnt mit GKZ, Kostenstelle etc. ein und füllen in den Feldern Buchungsdatum und Fälligkeitsdatum, wann die erste Buchung gebucht und fällig sein soll.

Erstellen der weiteren Buchungszeilen

Danach klicken Sie auf „Daueranordnungszeilen erzeugen“ (grün) und anhand der zuvor gemachten Daten, werden die weiteren Buchungszeilen automatisch generiert. Bitte achten Sie darauf, vor dem Klick auf „Daueranordnungszeilen erzeugen“ die erste Zeile noch einmal auf Korrektheit zu überprüfen.

Aktuell besteht in AppSpace ein Fehler, dass das Feld „MwSt.-Datum“ mit dem aktuellen Datum in der Buchungszeile gefüllt wird und dadurch falsche Daten entstehen. Das Feld muss also manuell korrigiert werden, bevor Sie die Daueranordnungszeilen erzeugen.

Hier am Beispiel: Erste Buchung am 25.02.2025 mit Fälligkeit 01.03.2025, danach bis zum 31.05.2025 jeden Monat erneut. Nach Klick auf „Daueranordnungszeilen erzeugen“ werden die Buchungszeilen automatisch generiert:

In der Anordnung selbst kann der „Tippstreifen“ genutzt werden, quasi wie eine Rechenmaschine zum Aufrechnen von mehreren Beträgen.

Dafür können Sie unten im Bereich „Tippstreifen“ in das Feld Beträge eingeben und mit einem - oder + angeben ob der Betrag addiert oder subtrahiert werden soll, danach wird er automatisch angezeigt und verrechnet. Weiter stehen * zum multiplizieren und / zum dividieren von Beträgen.

Sind Sie mit der Eingabe fertig, können Sie mit Enter bestätigen und er zeigt den Gesamtbetrag an.

Anschließend müssen Sie unten auf „Speichern“ klicken. Der Tippstreifen wird dann an der Anordnung gespeichert und es wird automatisch eine Notiz hinterlegt, dass ein Tippstreifen vorhanden ist.

Weitere bearbeitende Personen können anhand der Notiz erkennen, dass ein Tippstreifen vorhanden ist und über den Button „Tippstreifen laden“ öffnen und ansehen.

Um eine neue Rechnung ( = „Faktura“) zu erstellen, wählen Sie im AppSpace bitte die „Faktura“-App aus.

Sie landen automatisch auf der Seite „Alle Fakturen“. Interessant ist aber die Seite „Meine Aufgaben“, die Sie bitte anklicken und öffnen. Dort sehen Sie alle Fakturen, die gerade noch bei Ihnen offen zur Bearbeitung liegen. Das können gerade erst erstellte Fakturen von Ihnen sein, die Sie noch nicht weitergegeben haben, oder Fakturen, die Sie zur Freigabe ( = „Anordnung“) bekommen haben.

In der Aktionsleiste haben Sie wie bei der Anordnungswesen-App mehrere Möglichkeiten:

• Erstellung einer neuen Rechnung
• Bearbeitung einer Rechnung in Ihren Aufgaben
• Löschen einer noch nicht weiter- und freigegebenen Rechnung

Genauso ist der Bereich „Gutschriften“ aufgebaut, den Sie in der linken Seitenleiste auswählen können.

Möchten Sie eine neue Rechnung erstellen, wählen Sie auf der Seite „Meine Aufgaben“ in der Aktionsleiste den Punkt Neu.

Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie alle für Sie zur Verfügung stehenden Geschäftsvorfälle sehen. Aus dieser Liste wählen Sie den Geschäftsvorfall, für den Sie jetzt eine neue Rechnung erstellen möchten.

Der passende Geschäftsvorfall ist nicht vorhanden? Bitte wählen Sie nicht einfach einen anderen und ändern diesen ab!
Hinter jedem Geschäftsvorfall ist die korrekte Kontierung inkl. Buchungstexte hinterlegt. Melden Sie sich bitte in dem Fall kurz bei uns im Kirchenkreisamt unter appspace.burgdorferland@evlka.de und wir können wenn nötig für Sie zeitnah einen weiteren Geschäftsvorfall einrichten und alles vorbereiten.

Das Erstellen einer Rechnung ist denkbar einfach, da der Großteil bereits für Sie vorausgefüllt wurde oder im Hintergrund, inkl. der korrekten Kontierung der Sollstellung, eingestellt ist.

Auswahl der Adresse

Für die Erstellung der Rechnung müssen Sie zunächst den Rechnungsempfänger auswählen, an den die Rechnung geht. Klicken Sie dafür im Feld „Adressnr.“ auf die Lupe. Sie erhalten nun eine Übersicht aller im Buchungsprogramm erfassten Rechnungen. Über die Suchfunktion können Sie hier nach bereits erfassten Rechnungen suchen und diese anschließend auswählen.

Der Rechnungsempfänger fehlt?
In der Regel sollten die meisten Anschriften bereits vorhanden sein. Sollte eine Adresse trotzdem nicht vorhanden oder auffindbar sein, schreiben Sie uns bitte eine kurze E-Mail an belegbearbeitung.burgdorferland@evlka.de mit den vollständigen Adressdaten (Anrede, Name, Adresse inkl. Postleitzahl und Ort und wenn ggf. vorhanden E-Mail-Adresse). Die Kolleg:innen werden die Adresse dann zeitnah für Sie anlegen. In der Zwischenzeit können Sie die Rechnung vorbereiten und fertig ausfüllen.

Rechnungsdaten

Im Bereich „Datum“ werden alle wesentlichen Punkte für die Rechnung erfasst.

• Das Belegdatum ist das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen und ist mit dem aktuellen Datum vorausgewählt.
• Mit dem Leistungs-/Buchungsdatum geben Sie an, wann die Leistung erbracht wurde. Das ist bspw. das Datum der Vermietung oder der geleisteten Tätigkeit; bei mehreren Tagen der letzte Tag.
• Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss. In den meisten Fällen ist hier hinterlegt, dass es 30 Tage nach dem Belegdatum sind, kann aber auch variabel überschrieben oder für zukünftige Fälle hinterlegt werden. Wenn Sie hier einen anderen Zeitraum möchten, geben Sie uns bitte unter appspace.burgdorferland@evlka.de eine kurze Info.

Geschäftsvorfall und Preise

Der Geschäftsvorfall wird i.d.R. vorausgewählt und findet sich bei den Zeilen. Hier wird auch der Preis hinterlegt, wenn er nicht bereits vorgegeben wurde. Ebenso haben Sie mit dem Feld „Textbaustein“ die Möglichkeit einen Freitext einzugeben, der auf der Rechnung bei dieser Position mitgedruckt wird.

Bei mehreren Leistungen, bspw. der Vermietung des Gemeindehauses und der Nutzung der Küche, müssen mehrere Geschäftsvorfälle in diesem Bereich angegeben werden. Das geht ganz einfach über Neu und mit einem Klick auf die Lupe.

Sollte in dieser Zeile die Kostenstelle nicht gefüllt sein, muss hier auch die Kostenstelle angegeben werden, welche den Ertrag dieser Zahlung erhalten soll.

Weitere Angaben

Unter „Weitere Angaben“ müssen Sie das Leistungsdatum, dass Sie oben angegeben haben, technisch bedingt hier leider noch einmal erfassen, da die Vorlage des Landeskirchenamtes das leider vorsieht und nicht anders kann.

Genauso können hier noch weitere Felder eine Eingabe erfordern, bei Anzeigen im Gemeindebrief muss hier z.B. die Ausgabe angegeben werden, die dann ebenso auf der Rechnung mitgedruckt wird.

Freigeben der Rechnung

Sind alle Angaben gefüllt, können Sie eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen, indem Sie in der „Aktionsleiste“ auf Vorschau klicken. Alles wie gewünscht? Dann wählen Sie in der Aktionsleiste „Weiterreichen“. Hiermit ist die Weitergabe zur Anordnung gemeint. Im Gegensatz zur Anordnungswesen-App müssen Sie hier eine Person direkt auswählen, die Ihre Rechnung zur Anordnung erhält. Eventuell macht es Sinn, nach Erstellung der Rechnungen diese Person ggf. direkt darüber zu informieren und zu bitten, die Rechnungen freizugeben.

Als Person mit der Berechtigung Buchungen anzuordnen, erhalten Sie in der Faktura-App im Bereich „Meine Aufgaben“ Rechnungen zur Durchsicht und Anordnung.

Die wichtigsten Daten sehen Sie bereits in der Liste und können die Rechnung mit einem Klick in der „Aktionsleiste“ über Bearbeiten öffnen.

Haben Sie die Rechnung geöffnet, sehen Sie alle Angaben, die zur Rechnung erfasst wurden und können bei Bedarf in der „Aktionsleiste“ über Vorschau eine Rechnungsvorschau als PDF herunterladen.

Stimmt alles, können Sie die Rechnung mit einem Klick auf Freigeben anordnen. Die Rechnung wird danach automatisch an das Buchhaltungsprogramm übergeben und die Sollstellung für Sie gebucht. In dem Zuge druckt das Kirchenkreisamt nach der abschließenden Buchung die Rechnung aus und verschickt sie.

Sollte etwas an der Rechnung nicht stimmen, können Sie sie mit einem Klick auf Zurückweisen an die erstellende Person zurückgeben. Sie kann dort korrigiert und erneut zur Freigabe weitergegeben werden. Dafür können Sie optional, bevor Sie auf Zurückweisen klicken, unten einen Grund angeben.