Bedienungshilfe für Schnittstellen
Mit der Einführung der Doppik wird es möglich sein verschiedene Schnittstellen aus Vorverfahren, bspw. in der Friedhofsverwaltung, zu benutzen, um die Gebührenbescheide automatisiert in das Rechnungswesenprogramm newsystem einzulesen. Somit entfällt für das Kirchenkreisamt die nachträgliche Erfassung der Gebührenbescheide und Sie als Kirchengemeinde bzw. Einrichtung sparen sich die zusätzlichen Druck- und Portokosten für die Durchschriften an das Kirchenkreisamt.
Zurverfügungstellung von Schnittstellen-Dateien
Die Schnittstellen-Dateien aus dem Bereich Friedhofswesen für die Programme „HADES“ und „gisME“ werden jeweils am Montag und Donnerstag der Woche eingelesen. Sollten seit der letzten Übersendung der Schnittstellen-Datei Gebührenbescheide erstellt worden sein, müssen die Dateien d.h. bis zum Ende des Vortages den Mitarbeitenden im Bereich Friedhofswesen vorliegen, damit sie imRechnungswesenprogramm newsystem eingelesen werden können.
Für das Programm „myHADES“ müssen keine Schritte unternommen werden; das Einlesen der Dateien erfolgt direkt vom Kirchenkreisamt.
Anleitung für den Export der Schnittstellen-Dateien
Sie erhalten hier einen Kurzüberblick über die einzelnen Schnittstellen und wie die Export-Datei generiert werden kann.
Anleitung für die HADES-Schnittstelle
Öffnen Sie in HADES den Reiter „BUCHEN“ und klicken Sie auf den Button „Schnittstelle Buchhaltung“
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die Einstellungen für die Schnittstelle standardmäßig schon richtig gesetzt sein sollten. Sie sehen hier für die einzelnen Optionen und Möglichkeiten Beispielbilder. Die Optionen die zwingend benötigt werden sind rot markiert. Bitte achten Sie darauf, dass nur die in den Bildern dargestellten Optionen aktiviert sind.
Im ersten Dialog geben Sie im Feld Buchungsdatum bitte den Zeitraum ein, für den die Schnittstelle exportiert werden soll.
Beispielsweise:
War die letzte Benutzung der Schnittstelle am 04.01.2019 und Sie möchten die Bescheide seit diesem Datum exportieren, tragen Sie vom Feld „von“ den 05.01.2019 ein, im Feld „bis“ das aktuelle Datum.
Haben Sie die Schnittstelle mit dem Button „Start“ gestartet, wurde die Export-Datei im Ordner „HADES Schnittstellendatei für KKA“ hinterlegt. Der Ordner befindet sich direkt auf dem Desktop des Rechners.
Diese Schnittstellendatei „1023_HADES_Export“ schicken Sie bitte an den Bereich Friedhofswesen im Kirchenkreisamt.
Sie können hierfür die E-Mail-Adresse friedhofswesen.kka@kkbubl.de benutzen. Ihre E-Mail geht dann an alle drei Mitarbeitenden, so dass auch im Vertretungsfall das Einlesen der Schnittstelle garantiert ist.