FAQ - Häufig wiederkehrende Fragen

Nein, eine Installation von „AppSpace“ ist nicht erforderlich. AppSpace ist eine webbasierte Anwendung der Firma Infoma, die man mit jedem üblichen Internet-Browser aufrufen kann. Empfohlen wird die Nutzung mit Microsoft Edge bei Windows oder Google Chrome bei macOS- oder Linux-Systemen. Grundsätzlich funktionieren aber auch alle anderen Browser. Ebenso die Nutzung mit Tablets oder sogar Smartphones.

Sie erreichen die AppSpace-Anwendungen unter https://appspace.fin.elkh.de/

Bitte schauen Sie hierzu auf dieser Seite die Anleitung zur Anmeldung an. Dort sind alle wesentlichen Teile im Detail genannt.

Möchten Sie Ihr Kennwort ändern, so können Sie die Änderung auf dieser Webseite der Landeskirche jederzeit eigenständig vornehmen.

Die Aufteilung des Rechnungsbetrages auf zwei oder mehrere Kostenstellen ist weiterhin möglich. Bei der Eingabe der Rechnungsdaten kann in einer neuen Zeile der Betrag und die betreffende Kostenstelle eingeben werden. Entweder können Sie direkt in die Zeile unter der aktiven klicken, oder wählen oben „Neu“. Bitte beachten Sie, dass es nicht mehrere leere Zeilen gibt, da der Beleg sonst fehlerhaft markiert wird.

Nachdem der Beleg in AppSpace hochgeladen wurde, erfolgt die Ablage direkt in der Kirchengemeinde bzw. Einrichtung. Es reicht, wenn Sie die Belege chronologisch in einem Leitz-Ordner oder Karton lagern.

Es empfiehlt sich, dass Sie zwei Ordner oder Kartons haben und in einem nur alle „Bau“-Rechnungen ablegen: also alle Handwerker-Rechnungen etc. Dies erleichtert Ihnen das Auffinden von Belegen, sollte im Zuge der Abrechnung einer Maßnahme nachträglich ein Original-Beleg angefordert werden.

Mit der Speicherung eines Beleges als Anordnung bekommt dieser Beleg automatisch eine Nummer. In Abhängigkeit davon, um welche Anordnungsart es sich handelt, werden die Buchstaben vorgesetzt. Die Nummerierung erfolgt fortlaufend.

Haben wir eine Rechnung zu bezahlen und gleichzeitig eine Gutschrift für einen Teil oder den Gesamtbetrag der Firma zu dieser Rechnung, sieht das Recht leider vor, dass Rechnung wie Gutschrift einzeln erfasst werden müssen. Wir dürfen also leider nicht den Gutschriftsbetrag direkt von der Rechnung abziehen.

Vor jedem Zahlungslauf werden die Gutschriften mit den Rechnungen verglichen, so dass hier dann bspw. auch der „korrekte“ Betrag überwiesen wird und nicht der ursprüngliche.

Wurde eine Rechnung oder ein Einkauf von Haupt- oder Ehrenamtlichen ausgelegt, erfolgt die Erstattung des Betrages an diese Person. Hierfür ist es notwendig, dass entweder direkt auf dem Beleg steht an wen die Zahlung geht (Name, Anschrift und IBAN) oder sie über die „Notiz“-Funktion hinterlegt wird.

Viele Kirchengemeinden und Einrichtungen haben sich auch einen Vordruck angelegt den sie separat für alle Personen abspeichern, die öfter Auslagen haben. Dann kann der Zettel entweder direkt als zusätzliche Seite eingescannt oder bei kleinen Belegen selbiger auch direkt draufgeklebt werden.

Vorlage für Auslagen und Erstattungen

Bei groben sachlichen Falschzuordnungen (bspw. die Rechnung ist auf Kita ausgestellt und versehentlich auf Friedhof kontiert) wird die Kostenstelle überschrieben. Dies sind aber Ausnahmen. In der Regel wird die von Ihnen eingetragene Kostenstelle in der Erfassung akzeptiert. Die abschließende Freigabe der Kostenstelle bzw. Anordnung erfolgt nach dem Schritt „rechnerisch richtig“ im Kirchenkreisamt im Schritt „Anordnung“ durch die Anordnungsberechtigten.

Anhand der Spalten „Workflow Meilenstein“ und „Status Workflow“ in der Übersicht in AppSpace kann erkannt werden, wo sich der Beleg befindet:

Das ist grundsätzlich unter dem Menüpunkt „Alle Anordnungen“ möglich. Aktuell gibt es hier aufgrund eines Fehlers in AppSpace aber das Problem, dass man nicht immer alle Anordnungen angezeigt bekommt. Dieser Fehler ist dem Hersteller bekannt und sollte bald behoben werden.

Im Eingang befinden sich die hochgeladenen Dokumente/Rechnungen. Sobald ein Beleg zur Bearbeitung übernommen wird, verschwindet der Beleg aus dem Eingang und wird unter „Aufgaben“ und „Meine Anordnungen“ angezeigt.

Unter „Aufgaben“ finden Sie alle Anordnungen, die Sie derzeit in Bearbeitung haben.

Bei Anordnungsberechtigten befinden sich im Eingang alle Anordnungen, die man anordnen kann. Mit der Übernahme der Bearbeitung erscheint die Anordnung in „Meine Aufgaben“, kann aber auch direkt angeordnet werden.

Ja, es ist möglich mehrere PDF-Dokumente einer Anordnung zuzuordnen. Wählen Sie die Dokumente im AppSpace-Eingang aus und klicken Sie auf „Neue Anordnung“ - die Dokumente sind dann gesammelt in der Anordnung vorhanden. Natürlich können Sie die Dokumente auch schon im Scan-Vorgang zusammen einscannen. Es ist ebenfalls möglich, bei einer Anordnung nachträglich weitere PDF-Dokumente beizufügen. Gehen Sie in der Anordnung dafür in der rechten Seitenleiste im Bereich „Dokumente“ auf die drei Punkte und wählen „Datei hochladen“

Die Berechnung des Betrages bei den Fahrtkostenabrechnungen erfolgt durch das Kirchenkreisamt im Schritt „rechnerisch Richtig“. Sie sollten in diesem Fall das Feld „Betrag“ einfach leer lassen.

Über den Status können Sie erkennen, ob die Anordnung bereits vom Kirchenkreisamt verbucht wurde. Darauf lässt sich jedoch nicht schließen, ob die Anordnung bereits überwiesen wurde, da nicht an allen Tagen ein Zahllauf stattfindet. Einsicht erhalten Sie darüber bspw. über die Webberichte.

Die Anordnungsberechtigten sehen nur die Anordnungen, die sie auch anordnen dürfen. Das gilt auch für alle anderen Personen.

Sie dürfen nur PDF-Dokumente hochladen.

Im Zuge der Bereitstellung der Webberichte erhalten Sie u.a. Zugriff auf die Ergebnisrechnungen Ihrer Kirchengemeinde/Einrichtung. Weitere Informationen zu den Webberichten und wie die einzelnen Berichte ausgewertet werden können, erhalten Sie hier näher beschrieben.

Über die Webberichte können Sie ganz einfach sehen, welche Spenden, Kollekten oder sonstigen Einzahlungen in newsystem zu Ihrer Kirchengemeinde/Einrichtung gebucht sind.

Dazu wählen Sie bei den Webberichten den Bericht Auswertung Sachkonten aus. Als Filterkriterium geben Sie Ihre GKZ an und wählen bei den Sachkonten bspw. 481000 Kollekten und 482000 Spenden aus, um eine Übersicht der Buchungen auf diesen beiden Sachkonten zu erhalten. Sie erhalten dadurch eine Übersicht aller Buchungsdaten, Einzahlern, Buchungstexten und mehr.

Unterscheidung zwischen Geschäftskonten und ContextK-Buchungen

Die Unterscheidung zwischen Spenden auf den Geschäftskonten und über das Fundraising/ContextK, erkennen Sie ebenfalls direkt in der Übersicht. Wird in der Zeile die Bank genannt, handelt es sich um eine Einnahme auf dem Geschäftskonto (orange). Ist dieses Feld leer, handelt es sich um eine Buchung über ContextK (grün). Sie erhalten in dem Falle Informationen direkt über das Fundraising der Kirchenkreise.

Ebenfalls ist die Unterscheidung an der Belegnummer zu erkennen. Buchungen vom Geschäftskonto fangen immer mit BB an, Buchungen über ContextK mit der Jahreszahl und einem C für ContextK:

Mit den Webberichten können Sie sich auch den so genannten Bericht Debitoren - Offene Posten auswerten lassen. Geben Sie hierzu einfach Ihre GKZ, die Kostenstelle für die sie Ihre offenen Forderungen auswerten möchten sowie die zur Forderung passenden Abgabenarten an.

Möchten Sie beispielsweise die offenen Forderungen für einen Friedhof auswerten, wählen Sie die Kostenstelle Ihres Friedhofes sowie alle Abgabenarten mit der Nummer 7 (7 = Friedhof).

Sie erhalten abschließend eine Übersicht aller offenen Forderungen. Klicken Sie vor der Buchungszeile auf das +, können Sie weitere Details zur Forderung sehen.

Die Original-Kontoauszüge müssen zur eigentlichen Abrechnung gelegt und an das Kirchenkreisamt geschickt werden. Die Abteilung Finanzbuchhaltung schickt die Kontoauszüge später zurück an die Kirchengemeinde zur Aufbewahrung

Ja! Man kann auch wenn der aktuelle/letzte Monat noch nicht abschließend abgerechnet und bearbeitet wurde, einen neuen Monat erstellen. Dies ist auch empfehlenswert, damit sich die Belege nicht anstauen, sollte es bei der letzten Abrechnung noch Rückfragen geben.

Nein! Nach interner Rücksprache können wir Ihnen mitteilen, dass Sie die Belegnummer nicht zwingend auf dem Beleg nachträglich notieren müssen. Die Nummerierung wird empfohlen, ist aber nicht mehr zwingend vorgegeben.

Beispiel Spenden:

Verwenden Sie insbesondere das Feld Beschreibung in KIDZahlstelleD. Notieren Sie hier den Zweck der Einzahlung möglichst mit Vor- und Nachnamen. Sollte eine Investitionsnummer bekannt sein, auch diese. Sollte Ihnen die Investitionsnummer nicht bekannt sein, lassen Sie diese einfach weg. Buchen Sie bitte als Einzahlung auf dem eigentlichen Konto - hier auf dem Spendenkonto.

Das Kirchenkreisamt ordnet die Zahlung später mit der Abrechnung korrekt zu und trägt wenn notwendig die Investitionsnummer nach. Sollte es eine Investitionsnummer geben, erhalten Sie diese für mögliche spätere Einzahlungen ebenfalls.

Das ist korrekt: in KIDZahlstelleD erhalten Sie nur einen Auszug der bestehenden Sachkonten. Bei Fragen und/oder Bedarf an weiteren Sachkonten wenden Sie sich bitte an die entsprechenden (Haushalts-)Sachbearbeiter, die sich Ihrem Anliegen annehmen und den Bedarf mit Ihnen zusammen besprechen.

Alle Einnahmen aus von uns gestellten Forderungen (Elternbeiträge, Friedhofsgebühren, Zahlungen für Freizeiten...) müssen als ungeklärte Zahlung gebucht werden, da sie sonst nicht mit der im Rechnungswesenprogramm bestehenden Forderung ausgeglichen werden können.

Nehmen Sie in dem Falle bitte unbedingt falls vorhanden das Kassenzeichen im Feld Beschreibung auf sowie den Vor- und Nachnamen oder falls bekannt die Debitoren-Nummer.

Das Kirchenkreisamt ordnet die Einzahlungen anhand dieser Angaben nach der Abrechnung zu.

Fahrten im Rahmen einer Gruppe (z.B. Erzieher/in mit Kindern zum Zoobesuch, Pastor/in mit Senioren zum gemeinsamen Kaffee/Austausch und ähnliches) können über die Zahlstelle abgerechnet werden.

Dienstfahrten von alle Mitarbeitenden, Pastor/in, Diakon/in z.B. zum Kirchenkreisamt, innerhalb der Gemeinde, zu einer Fortbildung oder ähnliches werden nicht über die Zahlstelle abgerechnet, sondern mit einer Fahrtkostenabrechnung samt Erstattung.

Gibt es möglichen Bedarf an neuen Kostenstellen (bspw. für wiederkehrende Großveranstaltungen) nehmen Sie bitte einfach Kontakt mit Ihrem zuständigen Haushalts-Sachbearbeiter auf, die dann zusammen mit Ihnen schauen, was sinnvoll und notwendig ist und die Anlage in Auftrag geben.

Im Bereich der Anlagenbuchhaltung (Anlagen und dazugehörige Sonderposten) können sich im Rahmen der Buchung der Abschreibung/AfA Rundungsdifferenzen im Anlagenspiegel und in der Bilanz aufgrund der Standard-Systemeinstellungen ergeben.