Kontierung von Rechnungen in AppSpace

Stand: 26.09.2024 Bei der Einführung von AppSpace wurde darauf geachtet, dass es für alle Beteiligten möglichst wenige Ausnahmen oder Besonderheiten gibt. Nichtsdestotrotz können über AppSpace nicht alle Belege bearbeitet werden. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier die Eingabemaske aus AppSpace mit allen relevanten Feldern anhand einer Einzelanordnung erklärt sowie wichtige Informationen, was über AppSpace läuft und was weiterhin an das KKA geschickt werden muss.

Allgemeine Informationen für die Rechnungsbearbeitung

Erfassung der Adresse und Bankverbindung
Die Angabe der Adresse des Kreditoren oder Debitoren einschließlich der Bankverbindung wird in den Kirchengemeinden und Einrichtungen von der Landeskirche unterdrückt. Die Felder werden im Schritt rechnerisch richtig vom Kirchenkreisamt gefüllt.
Achtung: Sollte anhand der hochgeladenen Rechnung bzw. des zugrundeliegenden Dokumentes nicht ersichtlich sein, wer der Kreditor oder Debitor ist, erfassen Sie die Daten bitte über die Notiz-Funktion innerhalb der Anordnung, damit das Kirchenkreisamt die Angaben erfassen kann.
Bau-Rechnungen
Bitte beachten Sie, dass Rechnungen mit Bauleistungen (z. B. bei Maßnahmen mit Finanzierungsplänen oder bei Maßnahmen unter baufachlicher Begleitung durch Architekten/durch das Amt für Bau- und Kunstpflege Celle oder bei Maßnahmen mit externen Förderbeteiligten (z. B. EU, LEADER, KFW …)) nicht direkt durch Sie in AppSpace hochgeladen werden. Geben Sie diese Belege weiterhin im Original direkt an das Kirchenkreisamt. Hier wird in der Fachabteilung die Rechnung geprüft, in AppSpace verarbeitet und entsprechend der Maßnahme gesondert verwahrt. Die Anordnung erfolgt dann weiterhin bei den zur Anordnung berechtigten Personen der GKZ.
Weitere Informationen erhalten Sie in unserer Rundmitteilung 14/2024 sowie in der Übersicher hier:
RechnungszugehörigkeitZu verwendende NotizRechnungsbearbeitung
Bau- und Handwerkerrechnungen für anerkannte bzw. bewilligte Bauergänzungszuweisungsmaßnahmen„BEZ Gebäude / Maßnahme“AppSpace
Bau- und Handwerkerrechnungen für bewilligte Schönheitsreparaturen in Pfarrhäusern„SRF PHS / Ort“AppSpace
Bau- und Handwerkerrechnungen im Zugsammenhang mit einem gemeldeten Schadensfall„VERS“AppSpace
Bau- und Handwerkerrechnungen von Außerordentlichen Maßnahmen (Finanzierungspläne)„AOM“KKA
Bau- und Handwerkerrechnungen von Finanzierungsbeteiligung Dritter (Aktion Mensch, KfW, …)„DRITTER“KKA
Abrechnung von Personalfällen
Alle Belege, die zur Abrechnung von Personalfällen dienen und bisher auf speziellen Formularen notiert wurden (Lektorendienste, Kirchenmusiker, Vertretungen und Aushilfen etc.) werden nicht über AppSpace behandelt, da sie im Personalprogramm erfasst werden müssen. Bitte schicken Sie diese Belege weiterhin an das Kirchenkreisamt, entweder direkt an personal.burgdorferland@evlka.de oder auf dem Postweg.
Ablage von Papierbelegen
Nachdem der Beleg in AppSpace hochgeladen wurde, erfolgt die Ablage direkt in der Kirchengemeinde bzw. Einrichtung. Es reicht, wenn Sie die Belege chronologisch in einem Leitz-Ordner oder Karton lagern. Es empfiehlt sich, dass Sie zwei Ordner oder Kartons haben und in einem nur alle „Bau“-Rechnungen ablegen: also alle Handwerker-Rechnungen etc. Dies erleichtert Ihnen das Auffinden von Belegen, sollte im Zuge der Abrechnung einer Maßnahme nachträglich ein Original-Beleg angefordert werden.

Weitere Informationen und wiederkehrende Fragen und Antworten haben wir Ihnen hier in unserer FAQ aufgelistet.

Beispiel einer ausgefüllten Ausgabeanordnung in AppSpace

Bitte beachten Sie, dass die Spalten im Bereich „Zeilen“ (= Buchungszeile) variabel und/oder individuell eingestellt sein können, so dass die Reihenfolge ggf. nicht 1:1 stimmt. Die Bezeichnungen sind jedoch sichtbar und gleich. Die nachfolgende Grafik zeigt die Erfassung am Beispiel einer Ausgabeanordnung. Diese ist bis auf Kleinigkeiten auch identisch für die Einnahmeanordnungen.

Zwingend ausgefüllt werden müssen die Felder 12 (GKZ), 13 (Kostenstelle) und 19 (Kostenträger*). Alle weiteren Felder sind wünschenswert, werden aber ansonsten vom Kirchenkreisamt für Sie ergänzt.
*Bei Buchungen, wo das Sachkonto mit einer 4 oder 5 beginnt.

Erklärung der einzelnen Felder

Nr.FeldVerwendung und Beispiel

1

AdresseAngabe der Kreditor oder Debitor-Nummer.
Dieses Feld ist nur für das Kirchenkreisamt relevant.

2

BankverbindungAngabe der Bankverbindung zur Adressnummer.
Dieses Feld ist nur für das Kirchenkreisamt relevant.

3

Ext. Belegnummer

Sofern seitens des Rechnungsstellenden kein abweichender Verwendungszweck vorgegeben ist, sind grundsätzlich die Rechnungs- und die Kundennummer anzugeben.

Dabei soll folgendes Format eingehalten werden:
RG 12345 KD 556 (für eine Rechnung mit der Nummer 12345 und Kundennummer 556).
Das Rechnungsdatum kann optional in das nächste Feld Erweiterter Belegtext eintragen werden, ist aber keine Vorgabe.

Bei Einnahmen das Kassenzeichen.
5000259-F1133-00001 (Friedhofsgebührenbescheid der KG St.-Petri Burgwedel)

4

Erweiterter BelegtextSollte der Platz im Feld Ext. Belegnummer nicht ausreichen, kann hier der Rest zur externen Belegnummer eingegeben werden. Optional kann hier das Rechnungsdatum ergänzt werden, sollte es für die Überweisung zwingend erforderlich oder relevant sein.

5

BelegdatumDatum der Rechnungserstellung des Lieferanten (=Rechnungsdatum).

6

BuchungsdatumDatum wann die Leistung der Rechnung erbracht wurde.
Wenn nicht gesondert aufgeführt, Datum der Rechnung. Bei Zeiträumen wird der erste Tag des Zeitraums genannt.

7

FälligkeitsdatumBei Ausgaben das Datum, wann die Zahlung beglichen sein muss.
Bei Einnahmen das Datum, wann der Zahlungseingang erwartet wird.
Steht kein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung, wird dieses Feld vom Kirchenkreisamt mit dem aktuellen Datum ausgefüllt.
Liegt das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit, wird das tagesaktuelle Datum genommen.

8

Beschreibung

Alle Buchungen werden mit einem „sprechenden Buchungstext“ erfasst. Die Beschreibung wird später auch in Auswertungen erscheinen. Ebenfalls ist darüber eine Suche möglich.
Ausserdem soll auch der Kreditor bzw. Debitor genannt werden, da diese Information die Suche und Filterung vereinfachen kann.

Angabe in Form von individueller Text / Name des Kreditors oder Debitors.

Bei Erstattungen für Auslagen von Mitarbeitern bitte keine Namen verwenden, sondern nur den Grund und das Datum angeben. Beispiel: Kauf von Lebensmitteln für Sitzung / Fa. Edeka XYZ

9

Autom. Transfer der BuchungstexteDiese Option ist standardmäßig aktiv und sollte aktiv bleiben. Dadurch wird der Text aus Beschreibung autom. in der Buchung verwendet.

10

BelegartJe nach Auswahloptionen und Art der Anordnung. Bei einer normalen Rechnung bspw. die Auswahl Rechnung.

11

ZahlungsformcodeErfassung aus der Auswahlliste, immer aus Sicht der Finanzbuchhaltung. Bei normalen Rechnungen die überwiesen werden sollen wäre das ÜBERW.
Dieses Feld ist nur für das Kirchenkreisamt relevant.

12

Gemeindenummer (GKZ)
Pflichtfeld		Angabe der Gemeindekennziffer (GKZ) in vierstelliger Form (ehemals Rechtsträger). Beispielsweise:
1001 für den Ev.-luth. Kirchenkreis Burgdorf oder
1133 für die Ev.-luth. Kirchengemeinde St.-Petri-Burgwedel

13

Kostenstelle
Pflichtfeld		Angabe der zehnstelligen Kostenstelle gemäß des Kostenstellenplans. Beispielsweise:
1024-25101 für den Friedhof der Kirchengemeinde Rethmar oder
5252-21521 für die Betriebskosten der Kita Fuhrberg
Wenn Sie eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufteilen möchten, können Sie die Kostenstellen mit Sachkonto in der Buchungsanordnung untereinander schreiben mit den Einzelbeträgen.

14

KontoartAngabe um was es sich in der jeweiligen Zeile handelt, bei normalen Rechnungen ist das i.d.R. Sachkonto, um in der Buchungszeile zu sagen, wo es gebucht werden soll.

15

Kontonr.Dieses Feld wird, jenachdem was bei Kontoart ausgefüllt wurde, gefüllt. Bei normalen Ein- und Ausgangsrechnungen kommt hier das eigentliche Sachkonto rein. Beispiele für das richtige Sachkonto finden Sie in unserer Sachkonten-Übersicht oder in den Haushaltsplänen. Ansonsten wird das Feld vom Kirchenkreisamt gefüllt.

16

BezeichnungAutomatisch mit dem Namen des Kontos ausgefüllt, je nach Auswahl im Feld Kontonr.

17

BeschreibungWenn Autom. Transfer der Buchungstexte ausgewählt wurde, wird dieses Feld automatisch mit dem Buchungstext gefüllt.

18

Betrag (Brutto)Angabe des Betrages für diese Rechnung, bzw. bei Aufteilung auf mehrere Kostenstellen oder Sachkonten je Buchungszeile.
Skonto wird nur bei noch nicht verstrichener Frist abgezogen vom Betrag abgezogen.

19

Kostenträger
Pflichtfeld

Bei Ertragsbuchungen ab 2023 die Angabe des zehnstelligen Kostenträgers gemäß der Kostenträger-Struktur.

Merke: Beginnt das angegebene Sachkonto mit einer 4 oder 5, ist in der gleichen Zeile die Angabe eines Kostenträgers verbindlich.

Besonderheit bei Einzeleinnahmeanordnung

Abgabenart (Verkaufsklasse)Bei debitorischen Buchungen muss eine Abgabenart angegeben werden.
Eine Auflistung der dreistelligen Nummern finden Sie in unserer Übersicht der Abgabenarten.

Weitere Felder, die aber nur für das Kirchenkreisamt relevant sind und dort wenn nötig gefüllt werden

20

GeschäftsbuchungsgruppeWird in der Regel nach Eingabe des Sachkonto automatisch von AppSpace gefüllt.

21

ProduktbuchungsgruppeWird in der Regel nach Eingabe des Sachkonto automatisch von AppSpace gefüllt.

22

MwSt.-GeschäftsbuchungsgruppeWird in der Regel nach Eingabe des Sachkonto automatisch von AppSpace gefüllt.

23

MwSt.-ProduktbuchungsgruppeWird in der Regel nach Eingabe des Sachkonto automatisch von AppSpace gefüllt.

24

AnlagenbuchungsartNur relevant, wenn bei Kontoart Anlage ausgewählt wurde.

25

Maßnahme Nr.Nur bei LuGM-Buchungen relevant, wird vom Bereich Bau ausgefüllt.

26

ObjektNur bei LuGM-Buchungen relevant, wird vom Bereich Bau ausgefüllt.

27

Gewerk Nr.Nur bei LuGM-Buchungen relevant, wird vom Bereich Bau ausgefüllt.

Haben Sie Fragen bei der Ausfüllung der Anordnungen?
Wenden Sie sich gerne an das Kirchenkreisamt Burgdorfer Land. Sie erreichen uns telefonisch unter 05139/9975-0 und über unser Kontakt-Formular.