E-Rechnung - Ablauf und Informationen
Stand: 06.02.2025
Warum die Umstellung zur „E-Rechnung“?
Bisher erhalten wir Rechnungen auf dem Postweg oder digital per E-Mail als PDF-Datei. Damit war das Hochladen und die Bearbeitung mit AppSpace problemlos möglich. Durch das Wachstumschancengesetz wurden die Vorschriften zur Rechnungsstellung nach § 14 UStG für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 erbracht werden, überarbeitet. Seit dem 1. Januar 2025 muss bei Geschäftsvorgängen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine elektronische Rechnung („E-Rechnung“) verwendet werden. Für die Einführung dieser verpflichtenden E-Rechnung gelten jedoch Übergangsregelungen.
Somit müssen wir damit rechnen, dass wir von Geschäftspartnern/-partnerinnen Eingangsrechnungen in einem elektronischen Format erhalten, das nur noch über EDV-technische Schnittstellen visualisiert und damit lesbar gemacht werden kann.
Grund dafür ist die obligatorische Einführung der „strukturierten“ E-Rechnung im Geschäftsverkehr von Unternehmern untereinander sowie mit öffentlich-rechtlichen Körperschaften, zu denen auch die Kirchengemeinden und Kirchenkreise zu zählen sind. (Lesen Sie hierzu ggfs. auch die landeskirchliche Rundmitteilung K 11/2024).
Wir gehen zz. davon aus, dass die wenigsten Unternehmen zeitnah diesen Umbruch durchführen werden und stattdessen den Übergangszeitraum ausnutzen.
Die verschiedenen Arten von E-Rechnungen
XRechnung
Dabei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz (.xml) der nur maschinell ausgelesen werden kann und auf den ersten Blick nicht für Sie lesbar ist. Diese Formate können aktuell nicht in AppSpace hochgeladen werden.
ZUGFeRD
Neben dem Format XRechnung wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.
Dieses Format ist für Sie letztlich eine PDF-Datei (.pdf) , in welcher „unsichtbar" die notwendigen XML-Informationen integriert sind. Die Rechnung ist somit weiter für Mensch wie Maschine lesbar und kann auch direkt in AppSpace hochgeladen werden.
Vorgehen bei Erhalt einer E-Rechnung?
Sollten Sie Empfänger/-in solch einer „strukturierten“ XRechnung sein, und der Aussteller keine menschenlesbare Version als ZUGFeRD oder normaler PDF-Datei zur Verfügung stellen, leiten Sie die erhaltene Datei bitte unmittelbar weiter an unser E-Mail-Postfach rechnungen.burgdorferland@evlka.de - wir kümmern uns um die weitere Verarbeitung und stellen die Rechnung zur Anordnung in AppSpace zur Verfügung.
Bei den menschenlesbaren Dateianhängen (ZUGFeRD/PDF-Datei) bleibt es aber weiterhin beim bisherigen Verfahren: Erfassung der Rechnung vor Ort mittels AppSpace. Die erhaltene Datei wird als Anhang ins Programm hochgeladen.
Die Erstellung eigener Rechnungen ist von der gesetzlichen Neuregelung vorerst nicht betroffen, sondern wird frühestens ab 2027 zum Thema, wenn auch kirchliche Körperschaften durch die Anwendung des neuen Umsatzsteuerrechts den Unternehmerstatus erhalten.