Stammdaten und Adressen

Stand: 19.07.2019, Version 1.1

Im Zusammenhang mit der Einführung der Doppik mussten Festlegungen bezogen auf die Eingabe von Adressdaten getroffen werden.

Da viele Daten aus Fachverfahren in das Rechnungswesenprogramm „newsystem kirche“ übernommen werden, muss die Eingabe von Adressdaten vereinheitlicht werden. Die Einhaltung der vorgegebenen Schreibweisen ist wichtig, damit Sortierungen und Auswertungen zu konsistenten Ergebnissen führen und Dubletten erkannt und vermieden werden können.

Die entsprechenden Regelungen werden nachstehend aufgeführt. Die Abteilungsleitungen im Kirchenkreisamt Burgdorfer Land tragen dafür Sorge, dass die Regelungen beachtet werden. Ein besonderes Augenmerk ist dabei auf die Information und Begleitung externer Stellen, die in die im Kirchenkreisamt genutzten Programme Adressen eingeben, zu legen. Die zuständigen Mitarbeitenden führen stichprobenweise Kontrollen der extern eingegebenen Daten durch.

Folgende Regelungen sind bei der Eingabe oder Änderung von Adressen zu beachten:

A. Schreibweise von Adressdaten

1. Natürliche Personen/Privatpersonen

  1. Einzelpersonen: wie im Personalausweis (PA; soweit vorliegend) mit voll ausgeschriebenem Vor- und Nachnamen.
  2. Die Anlage erfolgt ohne Berufsbezeichnung wie z.B. „Pastorin“ oder „Superintendent“.
  3. Der Titel wie z.B. „Dr.“ oder „Prof.“ wird vor dem Vornamen geschrieben. Erfolgt die Erfassung in einem Vorprogramm, das ein solches Feld besitzt, erfolgt die Eingabe in diesem.
  4. Eheleute (wenn sie gesamtschuldnerisch auftreten), Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR/BGB-Gesellschaft) und Gesamthandelsgemeinschaften wie z.B. Güter-, Erben- und Wohnungseigentümergemeinschaften werden z.B. als „Eheleute Egon und Maria Müller“ bzw. „Egon und Maria Müller GbR“ bzw. „Erbengemeinschaft Egon und Maria Müller“ erfasst.

2. Firmen (Kaufleute):

Hier ist der Name, unter dem ein Kaufmann seine Geschäfte betreibt (i.d.R. wie im Briefkopf), zu erfassen. Firmen müssen nach deutschem Handelsrecht einen Zusatz enthalten, der die Rechtsform (z.B. OHG) oder den Kaufmannszusatz (z.B. e.K. = eingetragener Kaufmann) erkennen lässt. Hierunter fallen z.B. Personenhandelsgesellschaften wie Offene Handelsgesellschaften (OHG), Kommanditgesellschaften (KG) und Kapitalgesellschaften wie Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG) und Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA).

Beispiele: „Egon Müller GmbH“, „Egon Müller AG“, „Maria Müller OHG“, „Maria Müller e.K.“, „Egon und Maria Müller KGaA“.

3. Einzelfirmen:

Hier ist der Name, unter dem ein Gewerbetreibender seine Geschäfte betreibt (i.d.R. wie im Briefkopf) zu erfassen. Auf die Nennung des Inhabers kann bei Vereinen und Genossenschaften verzichtet werden, da hier die Fluktuation meist höher ist und keine Aktualität der Angaben gewährleistet werden kann.

  1. Eingetragene Genossenschaften (e.G.) und eingetragene Vereine (e.V.) werden mit ihrem Namen und ihrer Abkürzung erfasst,
    Beispiele: „TuSpo Springe e.V.“, oder „Wohnungsgenossenschaft Müller e.G.“.
  2. Juristische Personen des öffentlichen Rechts werden mit ihrem Namen erfasst
    Beispiele: „Stadt Sehnde“, „Region Hannover“, „Samtgemeinde Isenbüttel“, „Land Niedersachsen“, „Ev.-luth. Landeskirche Hannovers“. Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind im Wesentlichen:
    • Körperschaften des öffentlichen Rechts (z.B. Evangelische Kirche Deutschland und alle Landeskirchen, Gebietskörperschaften wie Bund, Länder, Kommunen, Gemeindeverbände (Landkreise), Personalkörperschaften wie Rechtsanwaltskammern, Ärztekammern, Hochschulen, Realkörperschaften wie Jagdgenossenschaften, Deichverbände, Wasser- und Bodenverbände, Verbandskörperschaften wie komm. Zweckverbände, Umlandverbände),
    • Anstalten des öffentlichen Rechts (z.B. Deutsche Bundesbank, Rundfunkanstalten),
    • Stiftungen des öffentlichen Rechts (z.B. Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Stiftung Bundeskanzler-Konrad-Adenauer-Haus, Stiftung Bundespräsident-Theodor-Heuss-Haus).

B. Allgemeine Regelungen

  • Es ist die ladungsfähige, juristisch korrekte Adresse zu verwenden.
  • Anredetexte werden in der Regel über die in der jeweiligen Software hinterlegten Codes gesteuert.
  • Bei Bindestrichen in Namen ist darauf zu achten, dass weder davor noch dahinter ein Leerzeichen eingegeben wird.
  • Eingabe von Straße oder Postfach: Straßennamen werden wie z.B. in der Rechnung genannt übernommen, wenn mit Bindestrich = ohne Leerzeichen; Straße immer mit „Str.“ abkürzen, z.B. „Hauptstr.“, „Hannoversche Str.“, „Bernhard-Rehkopf-Str.“. In einigen Programmen gibt es für die Erfassung der Hausnummer ein separates Feld. Buchstaben (z.B. Hauptstr. 12 A) werden immer in Großbuchstaben mit Leerzeichen erfasst. Wenn in der Rechnung Straßen- und Postfachangabe enthalten sind, ist der Straßenbezeichnung immer der Vorzug zu geben!
  • Bei Postfach erfolgt die Eingabe wie folgt: Postfach – Leerzeichen – Nr. (Postfachnummer selbst ohne Leerzeichen), z.B.: „Postfach 129“.
  • Orts- und/oder Stadtteile werden nicht erfasst.
  • Bei Adressen in Deutschland kann die Eingabe eines Ländercodes entfallen.
  • Eingabe der Telefonnummern: Tel./Fax.-Nr.: Angaben ohne Leerzeichen, Vorwahl Bindestrich Rufnummer, ggf. Bindestrich Durchwahl
    Beispiele: 05141-1234, 05141-7505-640, 0171-123456.
  • E-Mail-Adressen können erfasst werden. Hier ist zu bedenken, dass diese wahrscheinlich nicht aktuell gehalten werden können, weil uns Änderungen nicht mitgeteilt werden.

C. Abkürzungen/Sonderzeichen

  • Abkürzungen werden grundsätzlich nicht genutzt (Ausnahmen siehe Anlage Abkürzungsverzeichnis)
  • Leerzeichen nach "." eingeben, Ausnahmen siehe Anlage Abkürzungsverzeichnis.
  • Wegen SEPA dürfen die Zeichen „&“, „*“, „%“, „$“, „Ä“, „ä“, „Ö“, „ö“, „Ü“, „ü“, „ß“" in den relevanten Feldern nicht genutzt werden. Umlaute sind daher in den relevanten Feldern durch „ae“, „oe“ oder „ue“ zu ersetzen.
    • Erlaubt sind lediglich folgende Sonderzeichen: / ? : ( ) . , ' +

Übersicht zu Abkürzungen von Adressdaten

Eine Übersicht mit verschiedenen Abkürzungen für die Erfassung von Adressdaten finden Sie in dieser Anlage:

Anlage Abkürzungen Adressdaten